Méthodes d'archivage et de sauvegarde des données Outlook : fichiers PST et OST. Rechercher et transférer des fichiers de données Outlook d'un ordinateur à un autre fichier Outlook Express

Outlook Express est inclus dans l'installation initiale du système d'exploitation Windows XP et, par conséquent, est largement utilisé par les utilisateurs. Vous n'avez pas à payer de supplément, et Outlook Express vous permet d'effectuer des opérations de messagerie de base et même de maintenir un carnet d'adresses avec toutes les informations de contact nécessaires.

Les inconvénients du programme de messagerie incluent la faible sécurité du stockage des informations et l'absence d'un mécanisme de sauvegarde. Mais le dernier problème peut être résolu manuellement. En pratique, il y a parfois la tâche de réinstaller le système d'exploitation tout en préservant la correspondance personnelle de l'utilisateur, ou la tâche de transférer les messages électroniques stockés dans Outlook Express vers un autre ordinateur. C'est là que vous devez sauvegarder manuellement votre correspondance existante et votre carnet d'adresses avec vos contacts.

Le processus de migration des données de messagerie peut être divisé en plusieurs étapes :

Sauvegardez les e-mails.

Sauvegarde du carnet d'adresses.

Récupération des messages électroniques.

Récupération du carnet d'adresses.

Sauvegarde des e-mails

L'étape la plus importante. Vous devez copier manuellement les fichiers qui stockent tous les e-mails sur un autre lecteur. Mais tout d'abord, vous devez savoir où se trouvent les fichiers de messagerie dans Outlook Express.

Sauvegarde du carnet d'adresses

Si vous avez un carnet d'adresses volumineux ou s'il contient des informations de contact très importantes, elles doivent, comme les messages électroniques, être réservées afin de ne pas perdre quelque chose d'important.

Restauration des e-mails

Lorsque vous démarrez un nouvel Outlook Express (après avoir réinstallé Windows XP ou l'avoir fait sur un autre ordinateur), vous pouvez restaurer tous les messages précédemment enregistrés juste après avoir configuré vos comptes de messagerie. Pour ça:

Fermez Outlook Express.

Assurez-vous que vous avez la possibilité d'afficher les fichiers cachés.

Accédez au dossier dans le chemin suivant "C:\Documents and Settings\Nom d'utilisateur\Paramètres locaux\Application Data\Identities\(Dossier alphanumérique)\Microsoft\Outlook Express" et copiez les fichiers existants, ceux que vous avez sauvegardés précédemment dans la première étape de cet article.

Lancez Outlook Express. Les dossiers Boîte de réception, Boîte d'envoi, Éléments envoyés, etc. contiendront vos anciens e-mails.

Récupération du carnet d'adresses

Vous pouvez également ajouter les contacts du carnet d'adresses enregistré dans le fichier CSV à l'étape 2 aux messages électroniques récupérés.

Lorsque vous réinstallez votre système d'exploitation ou changez d'ordinateur, vous ne voudrez probablement pas perdre les messages de votre client de messagerie. En principe, ils ne devraient de toute façon disparaître nulle part, mais les cas sont différents. Même si vous ne prévoyez aucune action avec votre ordinateur, il est préférable de jouer la sécurité et de créer une copie de sauvegarde de tous vos e-mails.

Comment enregistrer des e-mails dans Outlook

Lorsque vous utilisez n'importe quelle méthode, ses pièces jointes sont enregistrées avec la lettre, mais il est impossible d'enregistrer uniquement les pièces jointes sans écrire un script individuel.

Enregistrement d'e-mails spécifiques

L'enregistrement sélectif du courrier est exactement la façon dont on entend généralement l'enregistrement d'une lettre. Il est conçu pour sauvegarder certaines lettres, mais rien n'interdit de sauvegarder ainsi tous vos courriers.

Sélectionnez la lettre dont vous avez besoin (clic gauche, comme lors de l'ouverture) et allez dans l'onglet "Fichier".
Sélectionnez la lettre dont vous avez besoin et allez dans l'onglet "Fichier"
Cliquez sur Enregistrer sous.
La fenêtre standard d'enregistrement du document s'ouvrira. Enregistrez la lettre à l'emplacement dont vous avez besoin.
Sélectionnez un dossier et enregistrez la lettre à l'emplacement souhaité

Comment mettre en évidence plusieurs e-mails

Si vous sélectionnez plusieurs lettres et allez sur enregistrer, toutes celles sélectionnées seront enregistrées. Il existe deux options pour le faire :

pour sélectionner plusieurs lettres spécifiques, cliquez sur chacune d'elles en maintenant la touche Ctrl enfoncée ;
Vous pouvez sélectionner tous les messages d'un groupe à l'aide du raccourci clavier Ctrl+A (cliquez préalablement sur l'une des lettres pour que la commande de sélection générale s'applique spécifiquement au panneau avec des lettres).

Exporter (enregistrer) tous les e-mails vers un fichier pst

Cette méthode consiste à créer un fichier pst qui inclura toutes les lettres et leurs pièces jointes.

Allez dans l'onglet "Fichier", cliquez sur "Ouvrir et exporter" et ouvrez "Importer et exporter". Dans Outlook 2010, le chemin vers cette fenêtre sera différent : "Fichier" - "Options" - "Avancé" - "Exporter".
Allez dans l'onglet "Fichier", cliquez sur "Ouvrir et exporter" et ouvrez "Importer et exporter"
Sélectionnez Exporter vers un fichier.
Sélectionnez "Exporter vers un fichier" dans la fenêtre qui s'ouvre et cliquez sur "Suivant"
Sélectionnez "Fichier de données Outlook" et cliquez sur "Suivant"
Sélectionnez votre boîte aux lettres et cochez "Inclure les sous-dossiers". L'exportation à partir de plusieurs boîtes à la fois n'est pas possible.
Sélectionnez votre boîte aux lettres et cochez "Inclure les sous-dossiers"
Sélectionnez le chemin du fichier à créer et cliquez sur Terminer.
Sélectionnez le chemin du fichier à créer et cliquez sur "Terminer"
Dans la fenêtre suivante, vous serez invité à définir un mot de passe pour le fichier en cours de création. Cliquez simplement sur OK.
Cliquez sur OK si vous ne voulez pas entrer votre mot de passe à chaque fois pour accéder à votre courrier enregistré

Où Outlook stocke les e-mails

Outlook a son propre fichier pst où tous vos messages sont stockés. Ce fichier est similaire à celui décrit ci-dessus. Il peut être situé à différents endroits.

Chemins de fichiers pst possibles pour Outlook 2016 et 2013 :

lecteur :\Utilisateurs\<имя пользователя>
lecteur :\Utilisateurs\<имя пользователя>\Itinérance\Local\Microsoft\Outlook ;
lecteur :\Utilisateurs\<имя пользователя>\Documents\Fichiers Outlook ;
lecteur :\Utilisateurs\<имя пользователя>\Mes documents\Fichiers Outlook\ ;
lecteur :\Documents et paramètres\<имя пользователя>

Chemins de fichiers pst possibles pour Outlook 2010 et 2007 :

lecteur :\Utilisateurs\<имя пользователя>\AppData\Local\Microsoft\Outlook ;
lecteur :\Utilisateurs\<имя пользователя>\Paramètres locaux\Application Data\Microsoft\Outlook.

Vidéo : Exporter et importer des données Outlook

Comment récupérer des lettres

Beaucoup comprennent deux actions complètement différentes comme récupération : l'importation à partir d'un fichier pst et la récupération d'un message supprimé. Nous allons décrire ces deux actions.

Importer (restaurer) des e-mails à partir d'un fichier pst

Cette méthode suppose que vous avez un fichier pst. Comment le créer est décrit ci-dessus.

Ouvrez la fenêtre "Importer et exporter", comme lors de l'exportation, et sélectionnez "Importer depuis un autre programme ou fichier".
Sélectionnez "Importer depuis un autre programme ou fichier" dans la fenêtre qui s'ouvre
Sélectionnez "Fichier de données Outlook".
Sélectionnez "Fichier de données Outlook" dans la liste et cliquez sur "Suivant"
Spécifiez le chemin d'accès au fichier. S'il est possible que les messages dans Outlook correspondent aux messages du fichier pst, faites attention aux paramètres et sélectionnez celui dont vous avez besoin.
Indiquez le chemin d'accès au fichier à l'aide du bouton "Parcourir..." et cliquez sur "Suivant"
Sélectionnez l'intégralité du "Fichier de données Outlook", sélectionnez le compte vers lequel vous souhaitez exporter les e-mails, puis cliquez sur Terminer.
Sélectionnez l'intégralité du "Fichier de données Outlook", sélectionnez le compte vers lequel vous souhaitez exporter les e-mails, puis cliquez sur "Terminer"

Vidéo : Importation de données dans Microsoft Outlook 2010 à partir d'un fichier pst

Récupération des e-mails supprimés

Si vous avez vidé la corbeille interne d'Outlook, vous ne pourrez pas récupérer l'e-mail.

Dans le panneau des dossiers, ouvrez "Éléments supprimés". Pour voir ce panneau dans Outlook 2016 et 2013, cliquez sur "Tous les dossiers" ou sur la flèche de propagation sur le côté gauche de la fenêtre.
Ouvrez "Éléments supprimés" dans le panneau des dossiers
Faites un clic droit sur la lettre souhaitée, sélectionnez "Déplacer", puis la première option proposée (ce sera le dossier à partir duquel la lettre a été supprimée).
Faites un clic droit sur la lettre souhaitée, sélectionnez "Déplacer", puis la première option suggérée
Si vous avez Outlook 2010 ou 2007, cette option ne sera pas disponible. Sélectionnez "Autre dossier" et spécifiez vous-même le chemin.
Sélectionnez "Autre dossier" et entrez vous-même le chemin

Comment archiver les e-mails

Plus tôt, il a été mentionné à propos du fichier pst principal d'Outlook. Au fil du temps, de plus en plus de lettres et de pièces jointes s'y accumulent, en fonction desquelles sa taille augmente. Pour libérer de l'espace sur votre disque dur, vous pouvez activer l'archivage.

L'archivage des e-mails dans Outlook n'est pas divisé en automatique et manuel.

L'archivage consiste à transformer un ou plusieurs dossiers avec des lettres (à l'intérieur d'un fichier pst) en une archive. Les dossiers eux-mêmes ne changeront en rien pour vous, mais tout ce qui s'y trouve maintenant et tombera dans le futur sera compressé.

Problèmes possibles avec les lettres

Comme avec tous les produits Microsoft Office, Otlook a des problèmes occasionnels, mais ils sont tous très faciles à résoudre. Les raisons résident le plus souvent dans les mauvais paramètres du client de messagerie lui-même.

Outlook marque les e-mails comme lus

Si l'e-mail est marqué comme lu, que vous l'ayez lu ou non, accédez à l'onglet Fichier et ouvrez Options.
Allez dans l'onglet "Fichier" et ouvrez "Options"
Allez dans la section "Courrier" et ouvrez le "Volet de lecture...".
Décochez le premier élément et cliquez sur OK

Outlook ne marque pas les e-mails comme lus

Si les messages lus ne sont pas marqués - comme dans le cas du problème précédent - vous devez vous rendre dans les paramètres de la zone de lecture. Cochez la case "Marquer comme lu lorsqu'un autre message est sélectionné" et appuyez sur OK.

Faites glisser le curseur complètement vers la droite et cliquez sur Suivant

Ne modifiez rien dans les fenêtres suivantes. Après cela, redémarrez Outlook.

Créer des sauvegardes - ou enregistrer des informations sur des supports supplémentaires - est une chose utile. Le courrier se perd assez rarement, mais il est toujours préférable d'avoir une assurance, surtout si les messages contiennent des données importantes. Essayez d'enregistrer périodiquement le fichier avec des lettres, même si vous ne prévoyez aucun changement.

Eh bien, bien sûr, vous dites - sur l'ordinateur local dans un fichier de dossiers personnels (.pst). Peut-être, je répondrai. Mais pas du tout nécessaire. Et tout n'est pas si simple. Le courrier peut également être stocké sur le serveur. Mais il existe deux types de dossiers pour stocker le courrier sur l'ordinateur local - personnel et archive ?

Essayons de comprendre cela.

L'espace libre sur l'ordinateur qui reçoit les e-mails n'est pas infini. Tôt ou tard, vous voudrez savoir comment vous pouvez créer des fichiers privés pour vos messages électroniques. Vous pouvez stocker ces fichiers localement sur votre ordinateur, où vous n'aurez pas de limites de taille définies par quelqu'un d'autre.

L'utilisateur peut décider que le courrier électronique est hébergé sur son ordinateur parce qu'il le consulte là-bas. En fait, avec un serveur Exchange ou un service de messagerie Web, la plupart des messages restent sur le serveur jusqu'à ce que l'utilisateur les déplace vers un autre emplacement.

Où, alors, l'e-mail doit-il être déplacé ? Microsoft vous permet de créer des fichiers de données locaux, appelés fichiers de dossiers personnels (.pst), qui résident en fait sur votre ordinateur local. L'utilisation de fichiers de dossiers personnels présente plusieurs avantages.

Manque de rappels. Lors du stockage de tous les e-mails dans la boîte de réception située sur le serveur, tôt ou tard, un message sera reçu vous demandant de vider la boîte aux lettres. Dans certains cas, ces messages peuvent contenir une menace de blocage de la boîte aux lettres jusqu'à ce que l'utilisateur remplisse ces conditions. Le stockage des e-mails dans un fichier de dossier local dans Microsoft Outlook vous évite de recevoir ce type de messages.

Pas d'encombrement. En stockant les messages moins importants dans un dossier séparé, vous pouvez vous concentrer sur les messages les plus importants.

Réduction de l'espace disque utilisé. La possibilité de compresser les fichiers de dossiers personnels (.pst) en fait le moyen le plus efficace de stocker des messages. Moins d'espace sur le disque est occupé par des fichiers, plus il reste à la disposition de l'utilisateur.

Liberté de mouvement. Les fichiers PST peuvent être déplacés d'un ordinateur à un autre et également stockés sur un CD. Vous pouvez également stocker ces fichiers sur un ordinateur que vous partagez avec d'autres utilisateurs et attribuer un mot de passe pour contrôler l'accès à vos messages.

Les dossiers d'archives et personnels ne font pas partie de la boîte aux lettres.

Boites aux lettres
Dossiers d'archives et dossiers personnels

Les messages reçus sont placés dans le dossier Boîte de réception. Généralement, la boîte de réception se trouve à l'intérieur boîte aux lettres avec les dossiers "Calendrier", "Contacts" et autres. Si les messages sont stockés localement, ils sont déplacés vers des archives ou des dossiers personnels, qui sont des fichiers de données distincts à l'extérieur boites aux lettres. Microsoft Outlook dispose d'informations sur l'emplacement de ces dossiers, mais ils ne sont pas disponibles pour le serveur.

Pour stocker des messages dans un fichier de dossiers personnels, vous pouvez utiliser à la fois des dossiers personnels et des dossiers d'archivage, ou les deux types en même temps !

Quelle est la différence entre les archives et les dossiers personnels ?

Il est important de garder deux points à l'esprit dès le départ.

Les messages stockés dans un fichier de dossiers personnels (.pst) ne sont pas accessibles depuis le serveur de messagerie. Ils résident sur l'ordinateur local et lorsqu'un utilisateur migre vers un autre ordinateur, il ne pourra pas lire ces messages tant qu'il ne les aura pas déplacés vers la nouvelle machine.
Un seul utilisateur peut travailler sur un fichier PST à la fois. Même si l'ordinateur est partagé et que plusieurs utilisateurs sont autorisés à accéder au fichier de dossiers personnels, chaque utilisateur doit fermer le fichier PST avant qu'un autre utilisateur puisse l'ouvrir.

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Cela ressemble à une question simple : où est stocké le courrier électronique ?

Le courrier peut être stocké sur le serveur ou dans un dossier personnel sur votre ordinateur (fichier de dossiers personnels, fichier PST). Aujourd'hui, nous allons parler de la façon dont les messages sont stockés sur votre ordinateur.

Stockage des messages localement, sur votre propre ordinateur

Supposons que vous décidiez de réduire la taille de votre boîte aux lettres en stockant les messages électroniques sur votre ordinateur (au lieu de les stocker sur un serveur de messagerie, par exemple). Peut-être avez-vous simplement besoin de déplacer certains messages liés à un projet important d'un ordinateur à un autre. Comment faire? Où l'e-mail sera-t-il stocké après avoir suivi ces étapes ?
Réponse : Le courrier sera stocké dans un dossier Outlook personnel (fichier de dossiers personnels, fichier PST). Il existe deux façons de stocker du courrier dans des fichiers PST.

La création et l'utilisation de dossiers personnels (fichiers .pst) sont assez simples dans Outlook. Vous trouverez ci-dessous quelques raisons pour lesquelles vous devriez utiliser les dossiers personnels.

Libérez de l'espace sur le serveur Les dossiers personnels doivent être utilisés lorsque vous recevez des notifications de votre administrateur système indiquant que votre boîte aux lettres approche de sa limite de taille.
Une documentation plus efficace Utilisez des dossiers personnels pour stocker les messages dont vous avez besoin à des fins professionnelles ou personnelles. Le stockage PST vous permet de conserver une "empreinte documentaire".
Portabilité Vous pouvez utiliser les dossiers personnels pour transférer ou copier des messages d'un ordinateur à un autre, ou pour les sauvegarder sur un CD ou un autre support amovible.

Réfléchissez avant d'enregistrer les messages localement

Les messages stockés dans un fichier .pst ne sont accessibles que par un seul utilisateur à la fois. Par conséquent, les stratégies de certaines organisations n'autorisent pas ou n'empêchent pas explicitement le stockage local des messages.

Nous venons d'examiner les avantages de cette approche, mais il est également important d'être conscient que le stockage local n'est pas pour tout le monde. Pour comprendre si cela vous convient, vous devez prendre en compte les faits suivants.

Lorsque vous utilisez des fichiers PST, les messages ne sont accessibles qu'à partir d'un ordinateur à la fois. Les messages stockés dans des fichiers PST sont moins accessibles que les messages sur un serveur de messagerie. Les messages sont stockés sur votre ordinateur, ils ne seront donc pas accessibles depuis un autre ordinateur. (Pour une solution de contournement à cette limitation, consultez le dernier cours de la série.)
Un seul utilisateur peut travailler sur un fichier PST à la fois. Même lors du partage d'un ordinateur et du partage d'un fichier PST, l'utilisateur ne pourra ouvrir le fichier qu'après que l'utilisateur qui travaille sur le fichier ait fermé le fichier.
Le stockage local peut être interdit par les politiques de votre organisation. Certaines organisations ont des règles qui régissent ce qui peut et ne peut pas être stocké. Les politiques de conservation d'une organisation peuvent interdire (ou empêcher) la création de fichiers PST. Au lieu de déplacer les messages vers leurs propres dossiers, les utilisateurs ont accès à des "dossiers gérés" spéciaux. En règle générale, l'administrateur système crée et gère ces dossiers.

Il est temps de passer à l'action avec la fonction d'archivage

Nous avons examiné certains des avantages et des inconvénients du stockage local des messages. Il est temps de réfléchir aux moyens. Commençons par l'archivage. Le principal avantage de la fonction d'archivage (également appelée archivage automatique) est qu'il vous suffit d'appuyer sur un bouton pour l'utiliser. Oui.

Dans une installation typique d'Outlook, la fonctionnalité d'archivage automatique est activée par défaut. (Le quatrième cours de la série vous montrera comment modifier les paramètres par défaut.) Cela signifie que dès que vous cliquez sur le Oui dans la boîte de message Outlook "Voulez-vous archiver automatiquement les anciens éléments maintenant ?", la fonction d'archivage automatique commencera à faire son travail.

La fonction d'archivage automatique déplace les messages en fonction de leur ancienneté. Cela se fait régulièrement (par exemple tous les 14 jours) tant que l'utilisateur répond "Oui".

Vous trouverez ci-dessous un aperçu du fonctionnement de cette fonctionnalité.

Pour lancer la procédure, appuyez sur le bouton Oui.

Les messages sortent de la boîte aux lettres...

...dans le dossier d'archives.

Outlook crée ce dossier automatiquement.

Tous les sous-dossiers de la boîte aux lettres sont automatiquement mis en miroir dans le dossier d'archivage et les messages sont déplacés vers ces sous-dossiers en fonction de leur emplacement dans la boîte aux lettres. Ainsi, la fonction d'archivage copie la structure de la boîte aux lettres dans le dossier d'archivage. Comme vous pouvez le voir sur la figure, les dossiers Alpine Ski House et Contoso ont exactement la même apparence dans le dossier d'archivage que dans la boîte aux lettres.

Encore une fois, Outlook fait tout le travail automatiquement.

Comme vous pouvez le constater, l'application Outlook effectue la majeure partie du travail automatiquement. Si vous êtes le genre de personne qui a besoin de tout garder propre mais qui ne se soucie pas de la façon dont c'est fait, la fonction d'archivage est votre choix. Quel est le lien entre cette fonctionnalité et les dossiers personnels ? Nous examinerons cette question plus loin.

Les dossiers personnels offrent un contrôle maximal

Contrairement à l'archivage, lorsque vous utilisez des dossiers personnels, vous devez effectuer vous-même une partie du travail. Cela signifie que vous devrez créer des dossiers et des sous-dossiers et y mettre des messages. Les messages peuvent être déplacés par glisser-déposer, à l'aide des commandes de menu ou en créant vos propres règles. Quels en sont les avantages ? Comme vous déplacez vous-même les messages, vous pouvez les organiser comme bon vous semble.

Cette méthode vous convient-elle ?

Vous videz périodiquement votre boîte de réception.
Vous enregistrez des messages chaque fois que vous les lisez.
Vous regroupez les publications par projet, sujet et autres catégories importantes.
Vous aimez concevoir des systèmes de stockage et prévoyez de mettre à niveau ces systèmes, par exemple après avoir terminé d'anciens projets et en avoir commencé de nouveaux.
Vous créez des règles pour déplacer des messages vers des dossiers spécifiés.

Si tel est le cas, vous adorerez le degré de contrôle fourni par les dossiers personnels.

Les deux utilisent des fichiers PST.

Comme vous le savez déjà, l'archivage et les dossiers personnels déplacent les messages (non copiés) vers un dossier Outlook. Dans les deux cas, les messages déplacés seront toujours disponibles dans le dossier du volet de navigation Outlook.

Une autre similitude est que dans les deux cas, les dossiers, sous-dossiers et les messages qu'ils contiennent sont stockés dans un fichier appelé fichier de données Outlook. Ce fichier est également appelé fichier de dossiers personnels Outlook, fichier PST et stockage personnel (le fichier PST est stocké sur votre ordinateur personnel).

Type de dossier personnel supplémentaire

Pour certains types de compte, les e-mails sont envoyés directement dans un dossier personnel. Si le courrier électronique est livré directement à votre ordinateur, comme c'est le cas avec un compte POP3 ou un compte Exchange Server correctement configuré, votre boîte aux lettres ressemblera à la boîte aux lettres entourée en rouge sur la figure. Cela signifie que dans le volet de navigation, à côté de l'icône de la boîte aux lettres, il sera indiqué Dossiers personnels.

Qu'est-ce que ça veut dire? En règle générale, cela signifie que l'e-mail est envoyé directement dans un fichier PST sur votre ordinateur. (Le nom de fichier par défaut est Outlook.pst.) Même si le courrier est remis dans ce type de dossier personnel, vous pouvez toujours utiliser la fonction d'archivage ou un dossier personnel que vous créez vous-même. L'espace disque est limité, les dossiers se remplissent, donc une fois que vous avez mis les choses en ordre, trouver les données dont vous avez besoin est beaucoup plus rapide.

En les archivant ou en les sauvegardant, ainsi que des moyens de restaurer des fichiers de données Outlook (.pst ou .ost) à partir d'une sauvegarde ou d'une archive.

Après tout, que vous utilisiez Outlook pour créer et envoyer des e-mails, importer des contacts de Gmail dans le carnet d'adresses de votre client de messagerie ou utiliser son carnet d'adresses, y créer des tâches ou des marques de calendrier, cela signifie que votre client de messagerie stocke de nombreuses données précieuses. . À cet égard, il est utile que chaque utilisateur d'Outlook sache comment sécuriser et sauvegarder ses données afin d'éviter leur perte à l'avenir.

Contenu:

Panneau de configuration de la messagerie

Examinons d'abord le panneau de configuration et les paramètres de la messagerie Outlook, que vous pouvez utiliser pour configurer votre client de messagerie sous Windows. Pour l'ouvrir, accédez au Panneau de configuration de l'ordinateur et sélectionnez la section courrier.

Dans la fenêtre ouverte Configuration de la messagerie trois rubriques sont disponibles : Comptes, Fichiers de données, Configurations.

La sélection des deux premiers éléments ouvre la même fenêtre Paramètres du compte de messagerie, uniquement avec différents onglets, où vous pouvez ajouter un compte, voir où les données de chaque compte de messagerie sont stockées, les restaurer ou les modifier.

Pour ajouter un compte à Outlook, cliquez sur le bouton Comptes, et dans le signet E-mail Cliquez sur Créer.

Si vous devez effectuer certaines actions avec les données d'un compte de messagerie spécifique, accédez à l'onglet Fichiers de données où vous pouvez faire ce qui suit :

Ajouter ou supprimer un fichier de données.
Installer Options de fichier de données.
Dans ce menu, entre autres fonctions, il y a une fonction pour réduire la taille du fichier de données, ce qui sera utile si un tel fichier "augmentera"à de grandes tailles et prendra beaucoup de place sur le disque dur de votre ordinateur. Pour cela, cliquez sur le menu Paramètres bouton Compresse.
Définissez le fichier de données comme étant le fichier principal par défaut.
Ouvrez l'emplacement du fichier (fichier de données) en cliquant sur le bouton correspondant.

Fichiers de données Outlook (.pst et .ost)

Le plus souvent, l'utilisateur n'a pas besoin de savoir où le client de messagerie Outlook stocke ses données. Mais si vous avez besoin de sauvegarder les données de votre client de messagerie ou de les transférer sur un autre lecteur afin d'économiser ou de libérer de l'espace libre sur le disque dur de votre ordinateur, vous devez connaître son emplacement.

Outlook stocke les messages électroniques de chaque compte de messagerie dans .TVP ou .ost fichier, mais l'emplacement d'un tel fichier dépend de la version du client de messagerie utilisé. Dans cet article, nous montrerons où se trouvent les fichiers de données Outlook et comment vous pouvez modifier leur emplacement si nécessaire.

Si vous utilisez Outlook depuis un certain temps, vous avez probablement entendu parler des fichiers PST. Chaque boîte e-mail dans Outlook possède son propre magasin de données sous la forme d'un fichier PST, dans lequel toutes les lettres et la correspondance, les marques de calendrier et les rappels sont enregistrés. Les données du fichier PST peuvent être compressées et cryptées ou non, selon les paramètres définis.

Vous avez peut-être remarqué que plus le fichier PST contient de données, plus le client de messagerie démarre lentement. De temps en temps, Outlook suggère d'archiver les messages plus anciens pour réduire ce phénomène en téléchargeant moins de données du client de messagerie lors de son démarrage.

Également dans le dossier de données Outlook, vous avez peut-être rencontré un fichier avec l'extension .ost. Les fichiers OST ont une fonction similaire aux fichiers PST mais sont utilisés comme stockage de courrier électronique hors ligne temporaire. Le fait est que l'utilisateur peut utiliser les messages du fichier OST pendant le serveur de messagerie déconnecté (absence de connexion Internet), et après avoir repris la connexion, Outlook a tout synchronisé.

Autrement dit, un fichier PST est créé par Outlook lorsque tous les e-mails et la correspondance sont stockés sur l'ordinateur local, et un fichier OST est créé lorsque vous travaillez avec des hôtes de messagerie qui stockent toutes les données de messagerie sur un serveur distant (par exemple, Gmail ou Outlook. com). Dans ce cas, le fichier OST contient simplement une copie locale de vos données de messagerie.

Où sont stockés les fichiers de données Outlook

L'emplacement de stockage des fichiers de données Outlook dépend de la version du programme. Outlook 2007 et 2010 enregistre par défaut TVP Et OST fichiers dans un dossier Données d'application:

C:\Utilisateurs\ Nom d'utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook

À partir d'Outlook 2013, l'emplacement du fichier PST a changé et il est maintenant stocké dans le dossier Documents. Ainsi, Outlook 2013 et 2016 conserve TVP fichiers dans le dossier suivant :

C:\Utilisateurs\ Nom d'utilisateur\Documents\Fichiers Outlook

Voir dossier de stockage TVP ou OST fichier spécifique au compte peut également être fait en utilisant Outlook lui-même. Pour cela, rendez-vous dans le menu Fichier / Configuration des comptes.

Dans la fenêtre Paramètres du compte dans l'onglet Fichiers de données, sélectionnez le compte que vous souhaitez consulter (s'il y en a plusieurs) et cliquez sur "Lieu de fichier ouvert"

Outlook ouvrira une fenêtre d'explorateur et affichera le dossier où TVP fichier (ou OST fichier, si ce compte en utilise un).

Archivage des données Outlook

Le fichier de données principal avec lequel Outlook fonctionne est le fichier de nom de compte. Vous pouvez également créer une archive ou une copie de sauvegarde de ce fichier. Vous pouvez le faire en configurant l'archivage automatique des données ou en archivant manuellement les données.

Archivage automatique des données

Pour mettre en place l'archivage automatique des données Outlook, ouvrez l'application et allez dans l'onglet Fichier. Sélectionnez le compte souhaité dans le menu contextuel (s'il y en a plusieurs).

Après cela, cliquez sur Outils de nettoyage et sélectionnez l'élément de menu.

Après avoir cliqué sur le bouton, Outlook archivera les dossiers de boîtes aux lettres installés. Pour modifier les paramètres d'archivage automatique, faites un clic droit sur l'un des dossiers de la boîte aux lettres Outlook et sélectionnez Propriétés / / .

En cliquant sur le bouton Paramètres d'archivage par défaut, vous pouvez définir les éléments du dossier à archiver avec les paramètres par défaut.

Sauvegarde manuelle des données Outlook

S'il n'est pas nécessaire de configurer l'archivage automatique des e-mails, vous pouvez le faire manuellement. Pour cela, rendez-vous dans le menu Fichier / Produits de nettoyage / Archiver.

Dans le menu qui s'ouvre, définissez les paramètres requis et cliquez sur D'accord.

À la suite des deux méthodes décrites d'archivage des données Outlook, le client de messagerie créera un fichier avec une archive de données, qui pourra être réimportée si nécessaire.

Sauvegarder et restaurer un fichier de données Outlook

De plus, afin d'assurer la sécurité des données du client de messagerie, vous pouvez créer une copie de sauvegarde du fichier de données Outlook. Juste assez pour copier .TVP ou .ost votre fichier de compte sur un autre lecteur ou stockage cloud. Pour ce faire, ouvrez l'emplacement du fichier souhaité TVP et copiez-le.

Pour restaurer un fichier de données ainsi copié, ouvrez Outlook et rendez-vous sur Fichier / Ouvrir et exporter / Ouvrir le fichier de données Outlook, et sélectionnez le fichier de données souhaité.

En règle générale, le client de messagerie ouvre immédiatement le dossier contenant les fichiers de données.

Après cela, Outlook affichera toutes les données du fichier sélectionné TVP, et vous pourrez utiliser le courrier comme d'habitude. Si vous n'avez plus besoin d'utiliser cette copie de sauvegarde du fichier de données, ces données peuvent être supprimées du client de messagerie.

Noter. Comme vous pouvez le voir dans l'assistant d'importation et d'exportation de données, de fichiers et d'options Outlook, vous pouvez uniquement importer des données à partir d'un fichier. TVP. Autrement dit, si votre compte de messagerie utilise un fichier de données OST, il ne pourra pas l'importer sous cette forme. Pour ce faire, vous devrez convertir le fichier OST en TVP format. En utilisant les outils intégrés à Outlook, une telle conversion n'est pas fournie ; pour cela, utilisez un logiciel tiers.

Comment changer le dossier de stockage de fichiers de données Outlook par défaut (.pst ou .ost)

Si vous devez déplacer vos fichiers Outlook du lecteur C ou simplement vers un emplacement plus pratique, cela peut également être fait. Seulement, vous ne pouvez pas simplement copier ce fichier en le maintenant avec le bouton gauche de la souris. Si vous le faites, Outlook créera un nouveau fichier dans le dossier défini par défaut pour TVP fichier et, par conséquent, certaines des informations de la boîte aux lettres seront perdues. Pour déplacer un fichier de données, vous devez modifier l'emplacement de stockage par défaut des fichiers Outlook à l'aide du registre avant de déplacer le fichier.

Attention. L'éditeur de registre est un outil qui, s'il n'est pas exécuté correctement, peut endommager le système d'exploitation, après quoi son fonctionnement deviendra instable. Par conséquent, soyez prudent lorsque vous effectuez des actions avec l'éditeur de registre, mais créez plutôt une copie de sauvegarde de celui-ci avant d'apporter des modifications.

Fermez Outlook et ouvrez Éditeur de registre.

Sur le côté gauche Éditeur de registre allez dans le chemin suivant :

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\

où 16.0 est votre version d'Outlook.

Ensuite, créez une nouvelle unité dans ce dossier. Pour cela, faites un clic droit dans la fenêtre de droite et sélectionnez Créer / Paramètre de chaîne extensible. Nommez la nouvelle unité "Forcer PST Path".

Veuillez noter que si vous travaillez avec OST fichier, vous devez créer une unité avec le nom « ForceOSTPath ». Souvent, les utilisateurs créent les deux unités afin que tous les fichiers Outlook soient stockés dans le même dossier.

Double-cliquez sur la nouvelle unité ( "Forcer PST Path" ou « ForceOSTPath ») et dans la fenêtre des propriétés qui s'ouvre, indiquez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les fichiers de données Outlook, puis cliquez sur D'accord.

Fermer Éditeur de registre. Après cela, Outlook devrait en créer un nouveau TVP fichier dans le nouveau dossier spécifié, et maintenant vous pouvez transférer l'ancien TVP fichier dans un nouveau dossier. Une fois ouvert, Outlook devrait fonctionner comme avant.