Izvještaji se kreiraju u ms access bazi podataka. MS access baza podataka: kreiranje ekranskih obrazaca i izvješća. osnove rada sa ekranskim obrascima i izvješćima u ms access bazi podataka. Tema: Izrada izvještaja u ms access bazi podataka

Kao i svaki drugi pristupni objekt, izvješće možete izraditi ručno ili se preporučuje korištenje čarobnjaka za izvješća za izradu nacrta izvješća. Proces kreiranja novog izvješća sličan je stvaranju bilo kojeg objekta za pristup, tj. trebate samo odabrati objekt baze podataka Izrada izvješća, a zatim odabrati način izrade izvješća u dijaloškom okviru Novo izvješće. Dizajnerski način rada najbolje je koristiti za izmjenu postavki izvješća koje je inicijalno kreirano pomoću čarobnjaka ili automatskog izvješća.

Ako vam ovaj rad ne odgovara, na dnu stranice nalazi se popis sličnih radova. Također možete koristiti gumb za pretraživanje

Predmet:

DBMS MS Access. Izvještaji.

Izvješća su, poput obrazaca, izvedeni Access objekti koji se temelje na tablicama ili upitima. Obrasci su praktičan alat za brzo pregledavanje podataka, ali njihova glavna svrha je omogućiti unos i uređivanje podataka. Nakon unosa podataka u tablice pomoću obrazaca koji olakšavaju unos, možda ćete poželjeti prikazati podatke na organiziran način. Izvješća se koriste za predstavljanje podataka u prikladnom i lako razumljivom obliku.

1. Ispis podataka korištenjem izvješća.

Opće odredbe.

Kao i svaki Accessov objekt, možete stvoriti izvješće ručno ili pomoću čarobnjaka za izvješća (preporučeno za izradu nacrta izvješća). Izvješće se izrađuje na temelju tablice (više tablica) ili upita. Proces stvaranja novog izvješća sličan je stvaranju bilo kojeg Access objekta, tj. samo trebate odabrati objekt baze podataka Izradi izvješće i dalje u dijaloškom okviru Novi izvještaj odaberite način izrade izvješća.

Kada odaberete način automatskog izvješća, možete brzo izraditi jednostavno izvješće. Dizajnerski način rada najbolje se koristi za izmjenu (prilagodbu) izvješća stvorenog "u nacrtu" pomoću čarobnjaka ili automatskog izvješća.

Izvješće o razvoju dizajna.

Izgled izvješća u potpunosti je određen vrstom informacija prikazanih u njima. Prilikom izrade izvješća prvo morate razmisliti o tome kako će se prikazati potrebni podaci. Planiranje i predviđanje će smanjiti vrijeme za naknadno uređivanje i fino podešavanje.

Tijekom pripreme morate razmotriti sljedeća pitanja:

• Kome je izvještaj namijenjen? Koje informacije korisnik želi vidjeti i kako ih treba predstaviti?
• Koji je format najbolji za ovo? Na primjer, mogu li se podaci smjestiti u nekoliko stupaca? Koliko će stupaca biti?
• Trebate li uključiti međuzbrojeve u svoje izvješće?
• Treba li izvješće prikazivati ​​sve podatke ili samo ukupne iznose?
• Hoće li izvješće koristiti naslov i grafičke elemente (crte i okvire) kako bi izvješće bilo lakše za čitanje?
• Treba li izvješće imati isti izgled kao "papirnati" dokumenti na koje je korisnik navikao?

Odabir izvora podataka.

Izvješća koriste iste izvore zapisa kao i obrasci: tablice i upiti. Odabir (i promjena) izvora podataka izvješća vrši se na isti način kao i za obrazac.

Na primjer, kada se razvija jednostavno izvješće o imeniku klijenata koje navodi adresu i telefonski broj (u bazi podataka Pribor ) koristit će se jedna tablica Klijenti . Izvješće koje treba prikazati samo dio podataka u tablici temeljit će se na upitu koji odabire zapise na temelju određenog kriterija, kao što je datum. Izvješće koje sadrži samo sažete podatke temeljit će se na upitu koji sadrži funkcije Zbroji ili prebroji . Lakše je izraditi izvješće koje sadrži podatke iz nekoliko tablica baze podataka pomoću relacijskog upita.

Korištenje grupiranih izvješća.

Izvješća imaju nekoliko značajki koje obrasci nemaju: jedna od njih je mogućnost da grupiranja . Grupirano izvješće dijeli podatke u trake na temelju vrijednosti polja odabranih za svaku razinu grupiranja. Primjer grupiranja je izvješće koje sadrži informacije o zalihama (u bazi Zalihe), grupirane prvo po klijentima, a zatim za svakog klijenta po marki naftnih derivata. Izvješće dopušta do 10 razina grupiranja, no izuzetno je rijetko da postoji potreba za više od tri ili četiri razine, a najčešće je dovoljna jedna razina.

Čarobnjak za izradu izvješća određuje je li potrebno grupiranje. Ali čak i prije pokretanja čarobnjaka, možete kreirati upit koji će grupirati podatke i izraditi izvješće na temelju tog upita.

Polja koja se koriste za stvaranje grupa izvješća također se koriste za sortiranje . Na primjer, u grupi svakog naftnog derivata možete sortirati isporuke prema rastućem datumu. Sortiranje je vrlo korisna značajka, posebno ako se izvješće temelji izravno na tablici. Možete definirati kako se podaci sortiraju pomoću dijaloškog okvira čarobnjaka tijekom izrade izvješća.

1. Generiranje izvješća.

Izrada izvješća pomoću čarobnjaka za izvješća.

Pogledajmo stvaranje jednostavnog izvješća na temelju tablice u bazi podataka Pribor . Neka izvješće bude račun naručitelju za isporučene naftne derivate (naznaka naručitelja, naziv naftnog derivata, količina isporuke, cijena proizvoda, trošak dostave). Bolje je izraditi takvo izvješće na temelju zahtjeva s parametrom Narudžbe_Kupac .

Korak 1: Odaberite način izrade izvješće koristeći Majstori na temelju zahtjeva Od Narudžbe_Klijent (Slika 5.1). Kao i drugi čarobnjaci za Access. Čarobnjak za izvješća postavlja niz pitanja o izvješću koje stvara i izrađuje ga na temelju vaših odgovora.

Riža. 5.1. Odabir upita na koji se izrađuje izvješće i načina generiranja izvješća.

Korak 2: Postavite polja zahtjeve koji će se odraziti u izvješću (Sl. 5.2). Polja se mogu birati iz različitih tablica i upita (koristi se lista Tablice/Upiti).

Riža. 5.2. Prozor za odabir polja za ispis.

Korak 3: Odabir razina grupiranja.

Postavite grupiranje po polju Klijent . To znači da terenski podaci Klijent nalazit će se u posebnom stupcu i poredati uzlaznim redoslijedom.

Riža. 5.3. Prozor grupiranja

Komentar. Ako je izvješće kreirano na temelju nekoliko tablica, tada ćete morati navesti (prije definiranja grupiranja) primarni tablica za prikaz podataka. U tom se slučaju odmah stvara grupiranje (koje se, međutim, može mijenjati).

Korak 4: Odabir razina sortiranja. U ponudi su do četiri razine sortiranja.

Budući da je u prethodnom koraku odabrano grupiranje po polju Klijent , sortiranje se može izvršiti po polju Proizvod (možete odabrati s popisa u prvom prozoru).

Riža. 5.4. Prozor za sortiranje.

Komentar. Ako podaci imaju numerička polja (količina, trošak), pomoću gumba Ukupno... možete postaviti konačne obračune u grupi. Na primjer, prilikom sastavljanja popisa isporuka za određenog klijenta, možete zatražiti izračun ukupne cijene isporučenih naftnih derivata (slika 5.5).

Riža. 5.5. Prozor za specificiranje konačnih izračuna.

Korak 5: Za grupirane podatke, čarobnjak nudi šest opcija (Sl. 5.6) za prikaz lokacije raspored . Grupe podataka raspoređene su prema navedenim poljima, uvučene ili poravnate ulijevo. Razlike u izgledu su stvar ukusa, a ne promjena u funkcionalnosti. Svi izgledi su gotovo isti. Bilo koji odabrani izgled i dalje će morati biti "dovršen" u Dizajneru do prikladnog oblika.

Ovdje također možete spomenuti vrste automatskih izvješća:

• na stupac (polja su postavljena odozgo prema dolje s rubovima oko svakog polja)
• traka (polja su postavljena s lijeva na desno, postoje naslovi stupaca)

Riža. 5.6. Prozor za odabir vrste izgleda.

Za primjer (račun za nabavu naftnih derivata) odabran je stepenasti izgled.

Korak 6: Odabir stila izvješće (slika 5.7). Možete stvoriti vlastiti stil i spremiti ga.

Riža. 5.7. Prozor za odabir stila izvješća.

Korak 7: Na posljednjoj stranici čarobnjaka odredite naziv izvješća.

Navedeni naziv također se koristi kao naslov izvješća u načinu rada pretpregled.

Komentar. Način pregleda izvješća sličan je istom načinu u Riječ za pregled dokumenta prije ispisa. Također Riječ - dokument za izvješće dobiva parametre stranice (margine, orijentacija).

Riža. 5.8. Prozor za navođenje naziva izvješća.

Dakle, na Sl. 5.9 prikazuje gotovo izvješće u načinu pregleda. U ovom obliku je prilično zgodan, ali još uvijek treba dodatne postavke. Nijedan od standardnih izgleda nije savršen.

Riža. 5.9. Završno izvješće.

1. Postavljanje izvješća.

Stvoreni izgled izvješća može se mijenjati u načinu rada Dizajn.

Prikaz izvješća u načinu rada za dizajn.

Vrsta izvješća Račun (na temelju zahtjeva s parametrom Narudžbe_kupac ) u modu Dizajn prikazano je na sl. 5.10.

Riža. 5.10. Izvješće generirano čarobnjakom.

Općenito, izvješće sadrži tri područja:Zaglavlje izvješća, zaglavlje, zaglavlje grupe, područje podataka, podnožje i bilješka izvješća. Veličine ovih područja mogu se mijenjati "povlačenjem" njihovih obruba mišem (kao i obruba svakog prozora).

Pri izradi obrazaca i izvješća koristi se ista ploča elemenata, dakle, isti elementi se mogu postaviti u izvješće kao iu obrazac. Međutim, interaktivni elementi (popisni okviri, kombinirani okviri, gumbi, radio gumbi itd.) nisu prikladni za izvješća, iako se potvrdni okvir može koristiti za predstavljanje vrijednosti Ne baš .

Najčešće se koristi u izvješćima natpisi (za postavljanje proizvoljnog teksta), tekstualna polja (za prikaz podataka iz polja tablice ili rezultata izraza), prijelom stranice (idite na novu stranicu izvješća) I dekorativni elementi dizajna ( crtež, okvir predmeta, linija, pravokutnik).

Postavljanje izvješća.

Izvješće koje je generirao čarobnjak možete koristiti u izvornom obliku (za probno čitanje). Ali za izvješća koja su namijenjena za proučavanje i buduću upotrebu, preporučujemo sljedeće promjene kako bi izvješće dobilo elegantniji izgled. Nije ih potrebno raditi na svakom izvješću, ali u većini slučajeva to će biti vrlo razumno učiniti.

• Uklonite nepotrebna zaglavlja stupaca polja grupe. Ako je polje prikazano ispod naslova grupe, naslov stupca više nije potreban.
• Prilagodite veličine natpisa i tekstualnih poljaza ispravan prikaz zaglavlja i podataka.
• Po potrebi promijenite poravnanje teksta u kontrolama.Access prema zadanim postavkama poravnava brojeve s desne strane, a tekst s lijeve strane.
• Kao izvor podataka upotrijebite izraz koji vam omogućuje kombiniranje dva ili više polja koja se pojavljuju u jednom tekstualnom polju (pomoću znaka & ulančavanja).
• Odredite format (i jedinice) novčanih vrijednosti.
• Ispravno postavite zaglavlja stupaca za poboljšanje izgled tiskano izvješće.
• Postavite vrijednost Da svojstva Ne prikazuj ponavljanjapolja područja podataka.
• Postavite vrijednost Da Proširenje svojstava za kontrolu koja sadrži naslov, kao i za sve elemente koji sadrže više od jednog retka podataka, što će vam omogućiti prijelaz na sljedeći redak.
• Postavite vrijednost Da svojstva Kompresija za sve elemente područja podataka, kao i za samo područje detalja. Ovo će izbjeći prazne linije u izvješću kada su dvostruki podaci izostavljeni ili kada nema podataka u polju.
• Postavite vrijednost Cijela grupa svojstava Ne trgati u dijaloškom okviruRazvrstavanje i grupiranje(Sl. 5.15) tako da grupa počinje na nova stranica, ako je prijelom stranice u sredini grupe.

Modificirano izvješće prikazano je na sl. 5.11.

Oblikovanje izvješća.

Obično izvješća ne zahtijevaju dodatno oblikovanje, iako čarobnjak za izradu izvješća nudi nekoliko opcija. Kao i kod rada s obrascima, odabrani stil možete primijeniti na izvješće (izbornik Format AutoFormat). Osim toga, odabrani element izvješća može se ručno formatirati (na primjer, promijeniti tip slova, veličinu i boju).

Ako stalno radite s izvješćima iste vrste u načinu dizajna, možete izraditi vlastita uzorak . Prema zadanim postavkama, novo izvješće u Accessu temelji se na predlošku Normal, koji ima Bijela pozadina i font Arial 8 pt (isto kao dokument Riječ).

Ponekad izvješća imaju prazna područja podataka kada se ispisuju. Možete koristiti spojene kontrole u jednom izrazu kada navedete izvor podataka tekstualnog okvira.

Na primjer, da biste prikazali punu adresu u jednom retku, možete koristiti izraz:

=[Poštanski broj] &"," &[Država] &","&[Grad]

C pomoću dijaloškog okviraFormat Auto FormatU načinu dizajna možete odrediti novi format izvješća. Predloženi formati slični su onima koje nudi čarobnjak za izradu izvješća.

Riža. 5.11. Izvješće konfigurirano u Dizajneru.

Karakteristike i svojstva izvješća.

Izvješća imaju gotovo ista svojstva kao i obrasci. Napomenimo nekoliko korisnih svojstava koja su specifična samo za izvješća. Svojstva izvješća određuju, na primjer, kako će izgledati zaglavlja i podnožja ili vam omogućuju da odredite sortiranje i grupiranje podataka, odaberete formate stupaca i odredite hoće li se dvostruki podaci potisnuti.

Za dobivanje referentne informacije o bilo kojem svojstvu, morate postaviti pokazivač u polje svojstva i pozvati pomoć (ključ F 1).

Na primjer, da biste prikazali svojstva izvješća u cjelini, morate odabrati izvješće
(Edit Select report) i odaberite naredbu View Properties (Slika 5.12)

Riža. 5.12.Prozor svojstava izvješća.

Za prikaz svojstava bilo kojeg drugog elementa potrebno ga je odabrati i kliknuti desni klik mišem, odaberite unutra kontekstni izbornik(Sl.5.13) Stavka Svojstva.

Riža. 5.13. Kontekstni izbornik izvješća.

Svojstva formatiranog izvješća.

Svojstva formatiranog izvješća nalaze se na kartici Izgled (Slika 5.10). Ova svojstva uključuju:

• Zaglavlje i podnožjestranice. Moguće opcije:Sve stranice, Bez naslova, Bez bilješke i Bez naslova/bilješke.
• Neraskidiva grupa. Ovo svojstvo nudi dvije vrijednosti (U stupcu i na stranici), što vam omogućuje da odredite kako će grupa biti predstavljena.

Svojstva grupiranih polja.

Svojstva grupiranog polja nalaze se na kartici Sve (Sl. 5.14). Da biste promijenili svojstvo, morate odabrati željenu vrijednost s popisa ili je postaviti ručno.

Na primjer, da biste izbjegli ponavljanje podataka u grupiranim poljima, trebate postaviti vrijednost Da svojstva Ne prikazuj ponavljanjaza odabrano polje.

Riža. 5.14.Prozor Svojstva za grupirano polje Klijent.

Razvrstavanje i grupiranje

Korištenje dijaloškog okvira Sortiraj i grupiraj (Prikaz sortiranja i grupiranja) možete konfigurirati neka svojstva grupe.

Na primjer, ako je poželjno (i moguće) prikazati grupu podataka kada se ispisuje na jednoj stranici, potrebno je postaviti u dijaloškom okviruRazvrstavanje i grupiranje vrijednost Cijela grupa svojstva Ne prekidaj (Slika 5.15).

Riža. 5.15. Dijaloški prozorRazvrstavanje i grupiranje.

Postavite numeriranje redaka u izvješću.

Da biste postavili numeriranje u izvješću (na primjer, pozicije na računu), trebate stvoriti novo slobodno polje u obrascu svojstava (Sl. 5.16) na kartici Skup podataka: Podaci = 1 (početak numeriranja) iKumulativni iznos- Za sve s kontinuiranim numeriranjem svih stavki izvješća (ili Za grupu sa svojom numeracijom u svakoj grupi).

Riža. 5.16. Prozor sa svojstvima besplatnog polja.

1. 
   Izrada poštanskih naljepnica.

Za izradu poštanskih naljepnica morate koristiti čarobnjak za izradu naljepnica.

Prati ove korake:

Korak 1 . Odabir čarobnjaka za naljepnice i tablice izvora podataka.

Korak 2. Odabir veličine naljepnice.

3. korak Izbor stila.

Korak 4. Odaberite polja koja želite postaviti na oznaku i navedite dodatni tekst.

Korak 5. Postavljanje izlaznog redoslijeda (sortiranja) naljepnica.

Korak 6. Imenovanje izvješća.

Oblik je objekt baze podataka koji se koristi za pregled, unos ili promjenu podataka. U usporedbi s ručnim unosom podataka, sučelje temeljeno na obrascu omogućuje vam automatizaciju procesa dodavanjem funkcionalnih elemenata obrascu, uvođenjem provjere valjanosti podataka, prilagodbom prezentacije podataka za pregled.

Obrasci se izrađuju na temelju dizajniranih baza podataka. Access nudi različite načine za stvaranje obrazaca, ovisno o funkcionalnosti i potrebnoj složenosti. Najlakši način za izradu obrasca je korištenje majstori oblika. Korištenje čarobnjaka za obrasce omogućuje vam stvaranje prilično fleksibilnih obrazaca pomoću polja iz različitih tablica, različite vrste forme i stilovi oblikovanja. Na sl. Slika 8 prikazuje složeni obrazac kreiran iz obrasca temeljenog na podređenoj tablici „Popis popravka automatske spojnice“, unutar koje je ugrađen obrazac temeljen na nadređenoj tablici „Podaci o kupcu“.

Riža. 8. Složeni oblik u načinu dizajna

Kontrole su objekti korisničkog sučelja koji vam omogućuju unos ili prikaz podataka. Kontrole su na kartici Konstruktor u grupi Kontrole.

Korištenje kontrola u obrascima omogućuje značajno proširenje funkcionalnosti obrazaca, kao i dodavanje prikaza potrebnih podataka. U načinu rada Dizajner obrascima, možete dati dizajnirani obrazac s naslovom ili tekstom objašnjenja pomoću alata Natpis. Neka polja se mogu označiti pomoću kontrola − Crta ili Pravokutnik. Kod ispisa podataka uvijek je korisno znati kada su podaci uneseni, te parametre možete postaviti pomoću gumba Datum i vrijeme.

Druga kontrola pri dizajniranju obrazaca je Kombinirani okvir. Ova kontrola se koristi kada je potrebno da se vrijednost polja u tablici ne upisuje ručno, već da se izabere s poznatog popisa vrijednosti. Ti su popisi u pravilu različiti referentni podaci.

Kombinirani okvir nastaje na sljedeći način. U modu dizajnera obrazaca odaberite desni pravokutnik polja koje će biti opremljeno kontrolom Kombinirani okvir i kliknite desnom tipkom miša. Otvorit će se izbornik koji trebate odabrati s predloženog popisa Pretvori element> Kombinirani okvir. Dalje kroz opciju Svojstva treba nazvati Prozor svojstava i biti na kartici Podaci instalirati Vrsta izvora retka – popis vrijednosti(Slika 9).U posjedu Izvor reda navedite popis vrijednosti u sljedećem formatu – 1001; 1002; 1003; 1004; 1005.

Riža. 9 – Prozor svojstava polja s kombiniranim okvirom "Kod dijela".

Kreirani element Kombinirani okvir omogućuje vam promjenu šifre dijela dok ste u načinu rada za gledanje obrazaca s automatskim promjenama njegovih vrijednosti u povezanim tablicama.

Ako tijekom rada u obrascu trebate prikazati podatke iz drugog obrasca ili ih unijeti u drugi obrazac, u izvornom obrascu možete kreirati naredbeni gumb koji otvara polja drugog obrasca. Da biste stvorili takav gumb, morate otići na karticu Stvaranje i kliknite na kontrolu Dugme. Držeći pritisnutu tipku miša nacrtajte pravokutnik na mjestu gdje bi trebala biti komandna tipka. Otvorit će se izbornik Stvaranje gumba. Zatim biste trebali odabrati radnju koja će se izvršiti kada se pritisne gumb, na primjer, da biste otvorili obrazac, odaberite s popisa Kategorije – Rad s formom na listi Radnje–Otvori obrazac. Zatim kliknite na gumb Unaprijediti.

Sljedeći dijaloški okvir od vas traži da odaberete obrazac koji želite otvoriti između prethodno stvorenih obrazaca. Obrazac koji otvarate mora se temeljiti na povezanoj tablici koja ima ključno polje koje je povezano s ključnim poljem tablice izvornog obrasca. Zatim biste trebali postaviti opciju Tekst, unesite tekst koji će biti na gumbu i pritisnite gumb Spreman.

Naredbeni gumb radi na sljedeći način. Nakon unosa njegove vrijednosti u ključno polje izvornog obrasca, klikom na ovaj gumb prikazuje se podobrazac s podacima koji se odnose na ključno polje. Podređeni je oblik umetnut u drugi oblik. Podobrazac se kreira pomoću gumba Podobrazac, koji se nalazi na karticama Konstruktor u grupi Kontrole ili povlačenjem traženog obrasca iz navigacijskog područja u glavni obrazac.

izvješće, za razliku od tablice, prikazuje podatke sa sumarnim izračunima; podaci iste vrste mogu se grupirati s međuzbrojevima prikazanim za svaku grupu. Sa zaglavljem, zaglavljem, podnožjem i izračunatim ukupnim iznosima, tiskano izvješće pruža više informacija od tablice. Na temelju tablice izvješće iz nje može odabrati samo potrebne podatke za određeno razdoblje.

Da biste izradili izvješće u Accessu, morate otići na karticu Stvaranje u grupi Izvještaji klik Čarobnjak za izvješća.

Čarobnjak za izvješća je Accessov alat koji vam pomaže izraditi izvješće na temelju odgovora na pitanja korisnika.

U polju ovog prozora Odabir tablice/upita potrebno je odabrati željenu tablicu na temelju koje će se izraditi izvješće i kliknuti na gumb Unaprijediti. Zatim čarobnjak za izradu izvješća nudi niz dijaloga pomoću kojih možete odabrati vrstu izvješća (na primjer, tablica ili stupac), polja za prikaz (sva ili samo neka), sortirati podatke u poljima (abecednim redom). ili uzlaznim redoslijedom), odaberite stil izvješća (na primjer, strogi). Kada odgovarate u dijalozima, morate kliknuti na gumb Unaprijediti dok ovaj gumb ne postane nedostupan - to znači da su sva pitanja gotova i sve što trebate učiniti je kliknuti na gumb Spreman.

Gotov izvještaj možete pogledati (aktivan Način prikaza). Možete promijeniti vrstu izvješća u načinu rada Dizajner izvješća, gdje možete otići s prozora Baza podataka klikom na gumb, Konstruktor.

Da biste se prebacili na prikaz dizajna, desnom tipkom miša kliknite naziv izvješća u navigacijskom oknu i odaberite Konstruktor.

Možete promijeniti svojstva izvješća, njegovih odjeljaka i uključenih kontrola u prozoru svojstava. Možete dodati polja iz osnovne tablice ili osnovnog upita iz područja u izgled izvješća Popis polja. Zatim možete dodati polja u izvješće povlačenjem iz područja Popis polja.

Dok je u načinu rada Dizajner izvješća, možete dati dizajnirani izvještaj s naslovom (treba ga staviti u područje Naslov izvješća), zaglavlje, koje prikazuje naslove stupaca na vrhu svake stranice (smješteno u Zaglavlje stranice), podnožje koje prikazuje sažetak informacija na dnu svake stranice (područje podnožje obično sadrži trenutni broj stranice), područje za bilješke gdje se nalazi ukupni iznos izvješća. Na sl. Slika 10 prikazuje izvješće u načinu dizajna s organizacijom polja sažetka koje broji broj unosa u polju „Vrste grešaka”.

Riža. 10. Prozor za pregled izvješća u načinu dizajna

Spremanje promjena. Spremanjem izgleda izvješća možete pokrenuti izvješće prema potrebi u budućnosti. Izgled će ostati nepromijenjen, ali će samo izvješće sadržavati trenutne podatke svaki put kada se ispisuje. Možete promijeniti izgled izvješća ili na temelju njega izraditi drugo, slično izvješće.

Spremanje izgleda izvješća. Za spremanje izgleda izvješća kliknite gumb Microsoft Office a zatim odaberite naredbu Uštedjeti ili pritisnite tipkovni prečac CTRL+S. Umjesto toga možete pritisnuti gumb. S straža u prozoru Alatna traka za brzi pristup. Ako izvješću još nije dodijeljen naziv, morate ga unijeti u polje Naziv izvješća, a zatim kliknite gumb u redu.

Spremite izgled izvješća pod drugim imenom. Za spremanje izgleda izvješća pod drugim imenom kliknite gumb Microsoft Office a zatim odaberite naredbu Spremi kao. U dijaloškom okviru Očuvanje unesite ime u polje Spremanje objekta u a zatim u polje Kako odaberite stavku izvješće i pritisnite tipku U REDU.

Ispis izvješća. Izvješće se može ispisati iz bilo kojeg načina, čak i ako nije otvoren. Prije ispisa trebali biste pažljivo provjeriti postavke stranice (kao što su margine i orijentacija). U Program pristupa Postavke stranice spremaju se zajedno s izvješćem, tako da ih trebate konfigurirati samo jednom. Ovi se parametri mogu promijeniti u budućnosti ako je potrebno.

Svrha lekcije. studiranje informacijska tehnologija kreiranje upita i izvješća u Access DBMS-u.

Pokrenite Microsoft Access DBMS program i otvorite bazu podataka “My Empty Database” koju ste kreirali.

Zadatak 25.1. Izračun ukupne vrijednosti polja.

Radni postupak

1. U tablici “Studenti” pomoću upita izračunajte ukupnu vrijednost za polja Stipendija I Nadoplata.

2. Da biste izračunali ukupnu vrijednost polja, kreirajte upit u Konstruktor a u obrascu zahtjeva odaberite polja Stipendija I Nadoplata.

Riža. 25.1. Izračun ukupne vrijednosti po poljima Stipendija I Nadoplata

3. Pritisnite tipku Grupne operacije(X) na alatnoj traci. U retku "Grupne operacije" obrasca zahtjeva koji se pojavi odaberite funkciju Zbroj s padajućeg popisa (Sl. 25.1). Pokrenite zahtjev za izvršenje. Spremite zahtjev pod nazivom “Zahtjev – Iznos”.

Pomoću tablice "Studenti i zadaci" kreirajte upit za odabir svih učenika kojima trebate predati seminarski radovi(datum završetka) od 01.05.04. do 25.05.04. (Sl. 25.2). Postavi poredaj po Početni datum Uzlazni. Sačuvajte upit pod nazivom “Upit – Ukupno”.

Kratke informacije. Prilikom postavljanja uvjeta koristi se logički operator I. Stanje ovog zahtjeva izgleda kao

> = 01.05.04 I< = 25.05.04.

U upitu prikažite sve studente, poredane po prezimenu, koji studiraju na specijalizaciji "računovođa" i žive u Moskvi (Sl. 25.3). Spremite zahtjev pod nazivom "Računovodja - Moskva".

Riža. 25.3. Odabir po Adresa I Specijalizacije poredano po Prezimena

Kratke informacije. Izvješće - Ovo je objekt baze podataka dizajniran za prikaz (na ekranu, pisaču ili datoteci) informacija iz baze podataka.

Zadatak 25.4. Izrada automatskog izvješća.

Napravite automatsko izvješće u stupcu za tablicu "Studenti".

Kratke informacije. Nakon odabira izvora zapisa i izgleda (stupac, vrpca), AutoReport stvara izvješće koje koristi sva polja u izvoru zapisa i primjenjuje zadnje korišteno automatsko oblikovanje.

Riža. 25.4. Stvaranje automatskog izvješća za stupac

Odaberite objekt baze podataka – Izvještaji. Pritisnite gumb Stvoriti, u prozoru koji se otvara Novi izvještaj odaberite vrstu izvješća – “Automatsko izvješće: u stupcu” (Sl. 25.4).

Kratke informacije. Prilikom odabira vrste automatskog izvješća, imajte na umu da su u trakastom izvješću nazivi polja poredani u nizu, kao u tablici. Svaka stranica sadrži nekoliko zapisa, što je zgodno za pregled i usporedbu podataka. Međutim, sva polja ne mogu stati u jedan redak, pa je automatsko izvješće na traci nezgodno koristiti s velikim brojem polja.

Odaberite tablicu "Studenti" kao izvor podataka. Pritisnite gumb u redu i pričekajte dok čarobnjak za izradu automatskog izvješća ne završi.

Pogledajte izvješće u Pregled(Datoteka/Pregled).

Idi na mod Konstruktor i pogledajte kako izvješće izgleda u ovom načinu rada.

Spremite izvješće kao Studenti.

Zadatak 25.5. Napravite izvješće o tablici Učenici i zadaci pomoću čarobnjaka za izvješća.

Kratke informacije. Majstor postavlja detaljna pitanja o izvorima zapisa, poljima, izgledu, potrebnim formatima i izrađuje izvješće na temelju primljenih odgovora.

Odaberite objekt baze podataka – Izvještaji. Pritisnite gumb Stvoriti, u prozoru koji se otvara Novi izvještaj odaberite vrstu izvješća "Čarobnjak za izvješća". Odaberite tablicu "Studenti i zadaci" kao izvor podataka, odaberite sva polja, postavite sortiranje po polju Opis zadatka, vrsta rasporeda - stupac.

Približan prikaz izvješća prikazan je na sl. 25.5. Spremite izvješće kao Studenti i Zadaci.

Riža. 25.5. Prikaz izvješća u stupcima

Dodatni zadaci

Zadatak 25.6. U istoj bazi podataka u tablici “Studenti” kreirajte novo polje “Studentski radovi” s Booleovim tipom polja.

Napravite upit za uzorak studenata koji rade. Prilikom kreiranja zahtjeva u retku za odabir polja Studentski rad unesite "Da".

Kratke informacije. Da biste stvorili polje s tipom Boolean, otvorite tablicu "Studenti" u Konstruktor(Slika 25.6). Nakon toga unesite naziv polja i postavite vrstu polja na Boolean.

Zatim idite na normalni prikaz tablice i ispunite stvoreno polje tablice podacima, mišem označite otprilike polovicu učenika koji rade (u polju ćete vidjeti kvačicu).

Riža. 25.6. Određivanje Booleovog tipa polja

Zadatak 25.7. Koristeći podatke iz tablice “Studenti” kreirajte upit za uzorak nezaposlenih studenata koji studiraju na smjeru “tehnolog”.

Praktični rad 26

Alat za automatizirano kreiranje izvješća je Report Wizard. Pokreće se dvostrukim pritiskom na ikonu Create a Report Using Wizard u prozoru baze podataka. Čarobnjak za izvješća radi u šest koraka. Kada radi, odabirete osnovne tablice ili upite na kojima se izvješće temelji, odabirete polja prikazana u izvješću, odabirete polja za grupiranje, odabirete polja i metode sortiranja, odabirete oblik ispisa i stil dizajna.

Izrada izvješća pomoću čarobnjaka. Za izradu izvješća pomoću čarobnjaka morate:

· U prozoru baze podataka kliknite na karticu Izvješće, a zatim na gumb “Dodaj”;

· Na popisu za odabir tablice/upita odaberite naziv osnovne tablice;

· Pritisnite gumb "Čarobnjak" i odaberite jedan od programa čarobnjaka s popisa. Na primjer, "U jednom stupcu";

· U dijaloškom okviru Izvješće s jednim stupcem odaberite polja osnovne tablice koja želite uključiti u izvješće i kliknite gumb “Dalje”;

· Odredite vrstu izvješća i upišite njegov naslov. Svaki odabir se završava klikom na gumb "Dalje";

· Odaberite način pregleda izvješća. U načinu pregleda možete pregledati izvješće s podacima. U načinu rada za dizajn možete nastaviti razvijati izvješće.

izvješće(izvješće) je objekt baze podataka koji se koristi za prikaz strukturiranih informacija na zaslonu, ispisu ili datoteci. Izvješća vam omogućuju izdvajanje potrebnih informacija iz tablica ili upita baze podataka i njihovo predstavljanje u obliku koji je lako razumjeti. Izvješće sadrži zaglavlje, područje podataka, zaglavlje, podnožje, bilješku i ima stranice. U Microsoftu Pristup 2007 za stvaranje izvještaji može se koristiti raznim sredstvima(Sl. 1):

· Čarobnjak za izvješća

· Dizajner izvješća

· Alat za izvješće

· Prazno izvješće

Preporučljivo je izvesti izvješća pomoću čarobnjaka ili drugih navedenih alata, i

Čarobnjak za izvješća. Za izradu izvješća pomoću čarobnjaka za izvješća morate izvršiti sljedeće korake:

· U prozoru baze podataka programa Access kliknite karticu Stvori, a zatim kliknite gumb Čarobnjak za izvješća u grupi Izvješća. Pojavljuje se dijaloški okvir Stvaranje izvješća.

· U polju Tablice i izvješća kliknite na strelicu i odaberite tablicu Učenici kao izvor podataka.

· Kliknite na gumb U redu (slika 1).

· Sva “Dostupna polja” prebacit ćemo u “Odabrana polja” odabirom i klikom na gumb >>.

· U sljedećem koraku (Dodati razine grupiranja?), kliknite dalje.

· U koraku "Odaberi redoslijed sortiranja za zapise". Odaberite "Prezime" s padajućeg popisa za sortiranje uzlaznim redoslijedom.

· Na koraku "Odaberite vrstu izgleda za izvješće." Odaberite: Izgled - blok, orijentacija - portret. Kliknite na gumb Dalje.

· Na koraku "Odaberite željeni stil". Mi biramo - Graciozno.

· Sljedeći korak je “Postavite naziv izvješća”. Unesite naziv - Studenti master_izvještaja. Sljedeći koraci: Pregledajte izvješće; Promijenite izgled izvješća. Odaberite Pogled i kliknite na gumb Završi. Izvješće se otvara u načinu pregleda, što vam omogućuje da vidite kako će izvješće izgledati kada se ispiše.

Prebacite se u način rada Dizajn i uredite i formatirajte izvješće. Da biste se prebacili iz načina pregleda u način dizajna, desnom tipkom miša kliknite naziv izvješća u navigacijskom području i odaberite način dizajna iz kontekstnog izbornika. Izvješće će se pojaviti na zaslonu u načinu rada Dizajn.

Majstor formi. Izrada obrazaca pomoću čarobnjaka za obrasce je brza, a alat vam omogućuje da u svoj obrazac uključite polja iz više povezanih tablica ili upita. Na kartici Kreiraj, u grupi Obrasci, kliknite gumb Više obrazaca, a zatim odaberite naredbu Čarobnjak za obrasce. Otvorit će se dijaloški okvir Create Forms u kojem trebate odgovoriti na sva pitanja. trenutni ekranČarobnjaci i kliknite na gumb Dalje.

U prvom prozoru potrebno je odabrati polja iz izvora podataka (tablice ili upiti). Da biste to učinili, otvorite popis Tablice i upiti klikom na gumb s desne strane. Na primjer, odaberimo tablicu Učenici s popisa.

Zatim ćemo prebaciti sva “Dostupna polja” u “Odabrana polja” odabirom i klikom na gumb >>. Treba napomenuti da je, ako se obrazac kreira na temelju više tablica, potrebno ponoviti korake za svaku izvornu tablicu. Zatim morate kliknuti na gumb Dalje. U sljedećem prozoru trebate odabrati izgled, na primjer, jednog stupca i kliknuti Dalje. U sljedećem prozoru odaberite željeni stil - službeni

Nakon odabira stila potrebno je prijeći na zadnji prozor klikom na gumb Dalje. U posljednjem prozoru čarobnjaka potrebno je unijeti naziv (npr. Studenti master_forms) i označiti daljnje radnje: Otvorite obrazac za pregled i unos podataka; Promijenite izgled obrasca.

Nakon unosa naziva obrasca (npr. Studenti), odabirom moda: “Otvoreni obrazac za pregled i unos podataka” i klikom na gumb Završi dobivamo sljedeću formu za unos i pregled zapisa u tablici Studenti.

Form Builder. Da bi stvorili novi prazan obrazac, studenti moraju učiniti sljedeće:

1. U prozoru aplikacije Access 2007 odaberite karticu Stvori. Kliknite na ikonu "Form Builder". Prozor Form1 pojavit će se u prozoru za uređivanje s praznim područjem podataka. 2. Za prikaz popisa polja tražene tablice kliknite na ikonu “Dodaj postojeća polja”, pojavit će se popis tablica. Klikom na znak “+” tablice (npr. Studenti) otvara se popis obaveznih polja (slika 7).

3. Premjestite polja s popisa u obrazac. Dodavanje polja vrši se držanjem lijeve tipke miša. 4. Postavite polja na obrazac (slika 9).

5. Premještanje polja i njihovih naziva po formi se vrši na sljedeći način:

· Odaberite polje s nazivom klikom miša. Oko njega će se pojaviti oznake za pomicanje i promjenu veličine. Polje možete premjestiti zajedno s imenom koje mu je pridruženo ili odvojeno od njega.

· Za pomicanje postavite pokazivač miša na kvadrat koji se nalazi u gornjem lijevom kutu elementa. Pokazivač miša u obliku četverosmjerne strelice omogućuje pomicanje objekta.

· Pritisnite i držite tipku miša i povucite polje ili njegov naziv na željeno mjesto u obrascu. Zatim otpustite tipku miša.

· Za promjenu oznake povezane s poljem, dvaput kliknite na nju i izvršite potrebne promjene. Zatim zatvorite prozor.

· Za promjenu dimenzija, postavite kursor na oznake dimenzija i kursor će poprimiti oblik dvosmjerne strelice. Pritisnite tipku miša, povucite u željenom smjeru, zatim otpustite tipku miša.

· Za brisanje polja odaberite ga, pritisnite tipku Delete ili upotrijebite drugu metodu.

Ako izgled obrasca nije zadovoljavajući, možete ga otvoriti u modu za dizajn i izvršiti potrebne izmjene, a zatim spremiti.

Izvještaji u Accessu koriste se za predstavljanje podataka na lako razumljiv i izražajan način te su prvenstveno namijenjeni ispisu, a ne prikazivanju na ekranu. Obično su izvješća konačni proizvodi rada s bazom podataka. Kao i kod izrade obrazaca, kreiranje izvješća koristi podatke iz tablica i upita (ponekad i obrazaca, ali ovaj slučaj više ne vrijedi za jednostavna izvješća).

Pri izradi izvješća koristi se uglavnom ista tehnologija kao i pri izradi obrazaca, međutim, za razliku od obrazaca, korisniku nije dopušteno mijenjati podatke u izvješćima. Prilikom uređivanja izvješća u modu Konstruktor(vidi sl. 42) koriste se ista područja sučelja kao i kod uređivanja forme - područja Zaglavlje I Bilješke, regije Gornji I Podnožje, Područje podataka.

Za izradu izvješća koriste se sljedeći načini: Konstruktor, Čarobnjak za izvješća, čarobnjak za grafikone, naljepnice za slanje, i Automatski izvještaji: u stupac I traka(vidi sliku 38).

Kao i kod obrazaca, cjelovito izvješće izrađeno pomoću Automatski izvještaji, dobiva se odmah nakon navođenja izvorne tablice ili upita. Ovladati; majstorski Poštanske naljepnice iako radi u nekoliko koraka, ne zahtijeva puno objašnjenja. Na temelju iste upotrebe Čarobnjaci za izvješća Većina izvješća izrađena je u programu Access, koji može imati prilično složenu strukturu. U nastavku ćemo detaljno razgovarati o tome kako raditi s ovim Učiteljem.

Međutim, treba napomenuti da su sva gore navedena izvješća tzv pripojen(izvoru podataka), jer svi oni, kao i obrasci, koriste tablice ili upite za svoju konstrukciju. Najsloženije strukture su one izvješća kreiranih "od nule" od strane samog korisnika u Konstruktor. Izvješća koja mogu sadržavati podređeni izvješća, koristiti posebna sortiranja koja nisu osigurana od strane Mastersa, a također koristiti razne funkcije Pristup itd. odnosi se na tzv. besplatno izvještaji. Međutim, stvaranje složenih izvješća pomoću Dizajner zahtijeva dodatna znanja i ovdje se ne raspravlja.

Na temelju Čarobnjaci za izvješća U Accessu možete pripremiti izvješće koje kombinira podatke iz izvorne tablice ili upita na temelju određenih kriterija. Ta se izvješća najčešće izrađuju jer vam omogućuju izračunavanje ukupnih iznosa za grupe podataka i pružaju informacije u obliku koji je jednostavan za korištenje. Za izradu takvih sažetih izvješća upotrijebite naredbu Grupiranje...(vidi sliku 39) i odgovarajuće izračune na grupiranim podacima u dijaloškom okviru Rezultati(vidi sliku 41). U tom slučaju možete navesti do četiri polja po kojima će se podaci grupirati.

Stvorite s Čarobnjaci za izvješća za tablicu “Ugovori” izvješće u kojem će podaci biti grupirani po polju “Proizvod”. Unutar grupe sortirajte podatke po datumu (vidi sliku 39). U ovom slučaju, pomoću naredbe Grupiranje..., postavite svoje intervale grupiranja za podatke u grupiranim poljima (pogledajte sliku 40).

Riža. 41. Prozor za zadavanje izračuna pri izradi ispisa s ukupnim iznosima

Uvijek možete urediti kreirano izvješće u načinu rada Konstruktor(vidi sliku 42). Kako biste definirali ili promijenili svojstva pojedinih područja izvješća, kliknite na traku s nazivom odgovarajućeg područja i odaberite naredbu Svojstva.

Imajte na umu da u izvješćima neke kontrole sadrže svojstva Proširenje I Kompresija. Ako su postavljeni na jednake Pravi, tada će Access prilikom ispisa automatski prilagoditi veličinu odgovarajućeg elementa, pa dugačak tekst neće biti odrezan prozorom elementa, a kratki neće smanjiti prozor elementa tako da ne zauzima nepotreban prostor prilikom ispisa.

Da zaključimo naš rad s bazom podataka, demonstrirat ćemo jednostavnu i korisnu značajku koju Access DBMS pruža zbog svoje kompatibilnosti s drugim softverske aplikacije Microsoft Office (MS) paket – distribuciju serijskih slova pripremit ćemo probno Uređivač riječi koristeći informacije pohranjene u tablicama baze podataka.

Pripremite se u uređivač teksta Word predložak serijsko pismo zahvale kupcima na aktivnom sudjelovanju u sklapanju ugovora o nabavi i naručivanju robe u Vašem skladištu.

Napravite novi zahtjev „Zahvala“ u koji navedite nazive organizacija koje su najaktivnije sudjelovale u sklapanju ugovora s Vašom tvrtkom, definirajući uvjet uzorka na temelju količine sklopljenih ugovora za nabavu robe (uzorak treba uključuju tri najbolje tvrtke). Na temelju generiranog zahtjeva počnite s izradom novog izvješća pomoću čarobnjaka Spajanje s MS Wordom, zašto morate izvršavati naredbe sekvencijalno? Veze za Office/MS Word.

Nakon toga otvorit će se dijaloški okvir Čarobnjaci za složene dokumente. Možete raditi s prethodno pripremljenim MS Word dokumentom ili izraditi novi odabirom odgovarajuće naredbe u dijaloškom okviru. Kada izradite novi dokument, Access pokreće Word, uspostavlja DDE vezu između Worda i Accessa i otvara novi dokument. Tekstualni dokument, u kojem možete sastaviti novo pismo.

Pripremite serijsko pismo sa sadržajem prikazanim na sl. 43. Nazivi polja istaknuti u navodnicima upisuju se na redom odgovarajuće mjesto u tekstu dopisa iz liste koju je potrebno otvoriti klikom na ikonu . Dodajte polje za spajanje(vidi sliku 43). Popis bi trebao sadržavati sva polja stvorenog zahtjeva "Hvala", uključujući polja koja su nam potrebna "Kupci" i "Proizvodi". Nakon klika na ikonu Polja/Podaci a pomoću gumba za pomicanje vrijednosti polja iz tablice upita baze podataka možete pregledati slova pripremljena za ispis.

Prilikom ispisa slova, ona se zamjenjuju podacima iz odgovarajuće tablice baze podataka. Broj slova određen je brojem zapisa u tablici, iz koje se vrijednosti za kontrolna polja u slovu ubacuju jedna po jedna za svaki zapis.

Nakon spremanja i zatvaranja tekstualnog dokumenta vratite se u Access. Zahvaljujući DDE komunikaciji prilikom promjene podataka u tablici Pristup podacima u serijskom pismu automatski će se ažurirati. Imajte na umu da kada otvorite datoteku sa serijskim slovom u uređivaču Worda, Access se također automatski učitava. potrebnu bazu podaci.

Kraj posla -

Ova tema pripada odjeljku:

Rad s bazama podataka

Bjelorusko državno tehnološko sveučilište. Odjel za informatiku i računarstvo..

Ako trebate dodatne materijale o ovoj temi ili niste pronašli ono što ste tražili, preporučamo pretraživanje naše baze radova:

Što ćemo učiniti s primljenim materijalom:

Ako vam je ovaj materijal bio koristan, možete ga spremiti na svoju stranicu na društvenim mrežama: