Програма порівняння даних у файлах excel. Утиліти для швидкого порівняння документів

Ви можете скористатися версіями workbook, аналізувати workbook для проблем або inconsistencies, або повідомлень між workbooks або worksheets. If Microsoft Office 365 або Office Professional Plus 2013 є налаштованим на вашому комп'ютері, Spreadsheet Inquire add-in є наявним в Excel.

Ви можете використовувати комбінації в потрібний tab для всіх цих дій, і більше. Потрібний tab на Excel Ribbon має кнопки для повідомлень, що описані нижче.

If you don"t see the Inquire tab in the Excel ribbon, more Turn on Spreadsheet Inquire add-in .

Compare two workbooks

The Compare Files command lets you see the differences, cell by cell, між 2 workbooks. Ви потребуєте дві workbooks Open в Excel для виконання цієї команди.

Результати є кольором кодованим з малюнком вмісту, такими як введені значення, формули, названі розміри, і форми. There's even a window that can show VBA code changes line by line.

The Compare Files Command uses Microsoft Spreadsheet Compare до compare the two files. У Windows 8, ви можете запустити Spreadsheet Compare outside of Excel by clicking Spreadsheet Compare on the Apps screen. У Windows 7, натисніть на Windows Start button and then > All Programs > Microsoft Office 2013 > Office 2013 Tools > Spreadsheet Compare 2013.

Більше про Spreadsheet Compare and comparing files, read Compare two versions of a workbook .

Analyze a workbook

The Workbook AnalysisКоманда створить interactive report showing detailed information of the workbook and its structure, formulas, cells, ranges, and warnings. На цій сторінці показано дуже простий workbook, що містить дві формули і зв'язки з цією програмою в Access Database і текстовий файл.

Show workbook links

Workbooks з'єднані з іншими workbooks через стільникові посилання можуть отримати відхилення. Використовуйте для створення функцій, графічної мапи workbook dependencies, створених за допомогою з'єднань (links) між файлами. Типи повідомлень в діаграмі можуть включати інші workbooks, Access databases, text files, HTML pages, SQL Server databases, and other data sources. У відносинах diagram, ви можете виділити елементи і find more information o them, and drag connection lines to change the shape of the diagram.

Цей diagram показує поточний workbook on left and connections між it і іншими workbooks and data sources. Вона також показує додаткові рівні workbook connections, витрачаючи вас на зображення даних оригіналів для workbook.

Show worksheet links

Got lots of worksheets that depend on each other? Використовуйте для створення функціональних, графічної мапи з'єднань (links) між роботоюзаписів у самій роботодавці і в інших роботу. Це вказує на те, що clearer зображення про те, як ваші дані might depend on cells in other places.

Цей diagram показує відносини між роботами в чотирьох різних workbooks, з залежністю між роботами в самих workbook як добре, як links між worksheets в різних workbooks. Коли ви робите свій плакат над node в діаграмі, так, як робота натиснута "Вест" в діаграмі, в balloon розміщення інформації про appears.

Show cell relationships

Для того, щоб отримати детальні, interactive diagram of all links from selected cell to cells in other worksheets or even other workbooks, use the Cell Relationshipінструмент. Ці відносини з іншими клітинами можуть існувати в формулах, або посилання на намічені межі. Diagram може cross worksheets and workbooks.

Цей діаграм показує два рівні стовпових відносин для селища A10 на Sheet5 в Book1.xlsx. Це програмне забезпечення dependiendo on cell C6 on Sheet 1 in another workbook, Book2.xlsx. Цей осередок є послідовним для декількох вузлів на інших роботахзаписів в одному файлі.

Для того, щоб дізнатися більше про viewing cell relationships, read See links between cells .

Clean excess cell formatting

Чи можна відкрити workbook і шукати його loads slowly, або has become huge? It might have formatting applied to rows or columns you aren"t aware of. Use the Clean Excess Cell Formatting Command to remove excess formatting and greatly reduce file size. Це означає, що ви збираєтеся "сприймати шлунок," який спрощує Excel"s speed.

Manage passwords

Якщо ви використовуєте потрібні ознаки для аналізу або compare workbooks, які є словом, які ви помітили, ви повинні використовувати wordbook password до вашого password list для того, щоб запитати, що може бути отримана копія вашого workbook. Use the Workbook Passwords command on the Inquire tab to add passwords, які будуть вилучені на вашому комп'ютері. Ці passwords є encrypted і тільки accessible by you.

Нерідко при роботі доводиться порівнювати між собою різні модифікації документів, наприклад, вихідну та змінену редакції матеріалів, підготовлених у Word або у вигляді PDF-документів або презентацій, робочу та оновлені версіїпрайс-листів з цінами, що змінилися в Excel, різні версії текстових документіві т.п. При цьому питання не в тому, яка з версій файлів є свіжішою (це і так зрозуміло з властивостей файлів), а важливо, що змінилося в документах з точки зору вмісту. Порівнювати документи вручну - заняття невдячне через надто великі витрати часу та можливість помилок, адже не помітити якусь важливу деталь при перегляді простішого. Набагато розумніше завдання порівняння файлів доручити комп'ютеру. Загалом, у плані порівняння Word-документів все досить благополучно і без використання допоміжних інструментів, хоча у версіях Word 2002 і Word 2003 дана можливістьнадійно прихована від чужих очей, і, мабуть, не так багато користувачів про її існування взагалі здогадуються. Справа в тому, що для порівняння документів тут потрібно спочатку завантажити початковий файл. Потім з меню "Сервіс" відкрити команду "Порівняти та об'єднати виправлення", вказати файл, що порівнюється з вихідним, та увімкнути прапорець "Чорні рядки". Тільки після цих маніпуляцій кнопка "Об'єднати" перетвориться на кнопку "Порівняти", і при натисканні на цій кнопці програма і проведе порівняння файлів.

Результати порівняння будуть показані у новоствореному документі у традиційному режимі рецензування. З появою Word 2007 все стало набагато простіше, оскільки тепер достатньо переключитися на вкладку "Рецензування", натиснути на кнопку "Порівняти" і вказати порівнювані версії документа. Результат порівняння виявиться представленим у новому документі, де ліворуч буде відображено відрецензований документ з урахуванням змін, а праворуч (друг над одним) – вихідний та змінений документи. Теоретично, в Excel теж можливе порівняння документів вбудованими засобами, щоправда, лише під час роботи у режимі фіксування змін. Однак це незручно, оскільки кожну зі змінених осередків доведеться переглядати, наводячи на неї мишу, оскільки зміни, внесені до документа, відображаються у віконцях (приблизно таких, як звичайні примітки).

По-друге, якщо названий режим не буде попередньо увімкнений (команда "Сервіс" > "Виправлення" > "Виділити виправлення", прапорець "Відслідковувати виправлення"), то порівняння XLS-файлів потім виявитися неможливо.

Що стосується швидкого порівняння PDF-документів, то така можливість, звичайно, є у Acrobat 9 Pro та Acrobat 9 Pro Extended, але ці рішення встановлені далеко не на кожному комп'ютері. Тому при необхідності швидкого порівняння Excel-таблиць, PDF-документів, презентацій, а також документів в інших форматах, зокрема, текстових файлівта програмних кодів, доводиться вдаватися до використання додаткового інструментарію. Варіантів тут безліч, і це можуть бути як комплексні рішення, що дозволяють працювати з кількома файловими форматами, і вузькоспеціалізовані утиліти. Чимала частина подібних рішень пропонується за пристойні гроші - скажімо, ціна одного з найвідоміших у цій сфері комплексних рішень Diff Doc становить $99,95, а популярна серед програмістів утиліта Araxis Merge оцінюється в €119. Разом з тим, на ринку є і цілком доступні за ціною або взагалі безкоштовні програмиподібного плану, саме такі рішення ми й оцінимо у цій статті. При цьому основну увагу приділимо комплексним рішенням, а з вузькоспеціалізованих засобів відзначимо лише утиліти для швидкого порівняння таблиць Excel, оскільки це одне з найбільш актуальних завдань, а проведення порівняння Excel-документів комплексними рішеннями хоч і можливе, але менш ефективне, ніж за допомогою вузькоспеціалізованих утиліт.

⇡ Комплексні рішення для швидкого порівняння документів

Compare Suite 7.0

Після вибору методу порівняння, у меню "Файл" треба вибрати команду "Нове порівняння файлів" і вказати на лівій та правій панелях файли для порівняння. Програма проаналізує файли та виділить всі наявні відмінності (додані, змінені та віддалені фрагменти) різними кольорами. Додатково можна створити порівняльний звіт з детальною інформацією про порівнювані файли (команда "Файл" > "Звіт"). При порівнянні файлів, відмінних від текстових, слід мати на увазі, що їх порівняння у всіх комплексних рішеннях (як Compare Suite, так і в інших утилітах) проводиться після перетворення в текстовий формат. Насправді це означає, наприклад, що й у порівнюваних версіях Word-документа одне й те саме слово у конкретній пропозиції виявилося різних рядках, воно буде зараховано до списку змін. При порівнянні XLS-документів дані з таблиць перед проведенням аналізу вилучаються, а знайдені відмінності відображаються рядковим чином у текстовому форматі із зазначенням імені аркуша та назв стовпців, що дозволяє орієнтуватися в даних. За такою ж схемою здійснюється порівняння PDF-документів та презентацій PowerPoint.

Надбудова Inquire для Excel 2013 дозволяє порівнювати та аналізувати документи Excelщодо зв'язків між ними, наявності помилкових формул і визначення відмінностей між файлами формату.xlsx. Давайте розглянемо моменти, коли вам може стати в нагоді дана надбудова і як її використовувати.

Запуск надбудови Inquire

Надбудова Inquire для Excel йде в комплекті зі стандартним набором Excel 2013 і додатково завантажувати пакети інсталяції не потрібно. Достатньо включити її у надбудовах. Більш ранні версії Excelне підтримують цю надбудову. До того ж на момент написання статті надбудова була доступна лише англійською мовою.

Щоб запустити Inquire, перейдіть по вкладці Файл –> Параметри. У діалоговому вікні виберіть вкладку Надбудови,у випадаючому меню УправлінняВиберіть НадбудовиCOMта клацніть кнопку Перейти.З'явиться вікно Надбудови для моделі компонентних об'єктів (COM),де вам необхідно буде поставити галочку навпроти Inquireта натиснути кнопку ОК.

Після запуску надбудови на стрічці з'явиться нова вкладка Inquire.

Давайте подивимося, які бенефіти дає нам цей додаток.

Аналіз робочої книги

Аналіз робочої книги використовується для виявлення структури робочої книги, формул, помилок, прихованих листів і т.д. Щоб скористатися цим інструментом, перейдіть до групи Reportта клацніть кнопку Workbook Analysis.Результат роботи надбудови наведено нижче.

Напевно, багато хто звернув увагу на пункт Veryhiddensheets(Дуже приховані листи). Це не жарт, в Excel дійсно можна добре приховати лист за допомогою редактора VisualBasic. Докладніше про це ми поговоримо в наступних статтях.

Зв'язок із робочими листами

У групі Diagram,є три інструменти визначення зв'язків між робочими книгами, листами і осередками. Вони дозволяють вказати на відносини між елементами Excel. Цей функціонал може бути корисним, коли у вас є велика кількість осередків із посиланнями на інші книги. Спроби розплутати цей клубок можуть зайняти значний час, тоді як надбудова Inquire дозволяє візуалізувати залежність даних.

Щоб побудувати діаграму залежностей, у групі Diagramвиберіть один із пунктів WorkbookRelationship, WorksheetRelationshipабо CellRelationship.Вибір залежатиме від того, яку залежність ви хочете побачити: між книгами, аркушами чи осередками.

На малюнку нижче ви побачите діаграму зв'язків між книгами, яку Excel збудував, коли я клацнув кнопку WorkbookRelationship.

Порівняння двох файлів

Наступний інструмент надбудови Inquireдля Excel- Compare– дозволяє комірка за коміркою порівнювати два файли та вказати на всі відмінності між ними. Цей інструмент може знадобитися, якщо у вас є кілька редакцій одного і того ж файлу і необхідно зрозуміти, які зміни були внесені в останні версії.

Щоб скористатися цим інструментом, вам знадобиться два файли. У групі Compareобираємо CompareFiles.У діалоговому вікні необхідно вибрати файли, які ми хочемо порівняти, і клацнути кнопку Compare.

У нашому випадку це два однакових файли, в один з яких я навмисно вніс деякі зміни.

Після недовгих обдумувань Excel видасть результат порівняння, де кольором будуть вказані відмінності між двома таблицями. При цьому колір осередку буде різним залежно від типу відмінності осередків (відмінності можуть генеруватися через значення, формули, розрахунки тощо).

Очищення зайвого форматування

Цей інструмент дозволяє очистити надмірне форматування осередків у книзі, наприклад, осередків, які відформатовані, але не містять значень. Інструмент Clean Excess Cell Formattingдопоможе "любителям" заливати кольором весь рядок робочої книги замість заливання певних рядків таблиці.

Щоб скористатися інструментом, перейдіть у вкладку Inquireу групу Miscellaneousта виберіть Clean Excess Cell Formatting.У вікні необхідно вибрати область очищення зайвого форматування - вся книга або активний лист - клацнути ОК.

Очищення непотрібного форматування дозволить знизити розмір файлу та збільшить продуктивність роботи.

Паролі робочих книг

Якщо ви збираєтеся аналізувати робочі книги, захищені паролем, вам необхідно буде вказати їх у Workbook Passwords.

Підсумок

Надбудова Inquire для Excel містить кілька цікавих інструментів, які дозволять збільшити точність та цілісність робочих книг. Якщо ви використовуєте Excel 2013, має сенс звернути свою увагу на цю надбудову.

Іноді виникає потреба порівняти два файли MS Excel. Це може бути знаходження розбіжності цін на певні позиції або зміна будь-яких показань, не має значення, головне, що необхідно знайти певні розбіжності.

Не зайвим буде згадати, що якщо у файлі MS Excel знаходиться пара-трійка записів, тоді вдаватися до автоматизації немає сенсу. Якщо файл налічує кілька сотень, а то й тисяч записів, то без допомоги обчислювальної потужності комп'ютера не обійтися.

Змоделюємо ситуацію, коли два файли мають однакову кількість рядків, а розбіжність потрібно шукати у певному стовпчику чи кількох стовпчиках. Така ситуація можлива, наприклад, якщо необхідно порівняти ціну на товари за двома прейскурантами, або порівняти виміри спортсменів до і після тренувального сезону, щоправда, для такої автоматизації їх має бути дуже багато.

Як робочий приклад візьмемо файл із показниками вигаданих учасників: біг на 100 метрів, біг на 3000 метрів та підтягування. Перший файл – це замір на початку сезону, а другий – кінець сезону.

Перший спосіб вирішення поставленого завдання. Рішення лише силами формул MS Excel.

Оскільки записи вибудовані вертикально (найбільш логічне побудова) необхідно скористатися функцією . У разі використання горизонтального розміщення записів доведеться скористатися функцією.

Для порівняння показників бігу на 100 метрів формула виглядає так:
=ЯКЩО(ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;3;ІСТИНА)<>D2;D2-ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;3;ІСТИНА);"Різниці немає")
Якщо різниці немає, виводиться повідомлення, що різниці немає, якщо вона присутня, тоді від значення в кінці сезону віднімається показник початку сезону.

Формула для бігу на 3000 метрів виглядає так:
=ЯКЩО(ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;4;ІСТИНА)<>E2; "Різниця є"; "Різниці немає")
Якщо кінцеве та початкове значення не дорівнюють виводиться відповідне повідомлення. Формула для підтягувань може бути аналогічна будь-якій із попередніх, додатково наводити її сенсу немає. Кінцевий файл зі знайденими розбіжностями наведено нижче.

Невелике пояснення. Для зручності читання формул дані з двох файлів були переміщені в один (на різні аркуші), але цього можна було не робити.

Відео порівняння двох файлів MS Excel за допомогою функцій та .

Другий спосіб розв'язання задачі. Рішення з допомогою MS Access.

Поставлене завдання можна вирішити, якщо попередньо імпортувати файли MS Excel у Access. Що стосується самого способу імпорту зовнішніх даних, то для знаходження полів різниці, що різняться, немає (будь-який з представлених варіантів підійде).

Останній являє собою зв'язок файлів Excel і Access, тому при зміні даних у файлах Excel розбіжності будуть знаходитися автоматично при виконанні запиту в MS Access.

Наступним кроком після здійснення імпорту буде створення зв'язків між таблицями. Як сполучне поле вибираємо унікальне поле «№ п/п».
Третім кроком буде створення простого запиту вибірку за допомогою конструктора запитів.

У першому стовпці вказуємо, які записи необхідно вивести, а другому – за яких умов записи будуть виведені. Звичайно, для другого та третього поля дії будуть аналогічними.

Відео порівняння файлів MS в Excel за допомогою MS Access.

В результаті виконаних маніпуляцій виведено всі записи, з різними даними в полі: «Біг на 100 метрів». Файл MS Access представлений нижче (на жаль, впровадити як файл Excel, SkyDrive не дозволяє)

Ось такі два способи існують для знаходження розбіжностей у таблицях MS Excel. Кожен має як переваги, так і недоліки. Зрозуміло, що це не вичерпний перелік порівняння двох файлів Excel. Ваші пропозиції чекаємо у коментарях.

• як ви бачите різниця між книгами Ексель у датах, у Книзі 1 дата "01.06.2013", а в книзі 2 дата "01.07.2013".
• Інша відмінністьце поле "product profit" ("дохід продукту"), значення якого 32325 для лівого листа і 23325 для листа справа.

Використання Compare Suite Light

1.Завантажтета встановіть Compare Suite Light - це безкоштовнапрограма

2.Запустіть їїта виберіть "Нове порівняння файлів" у меню Файл:

3. Тепер відкрийтеексель файл у MS Excel

4. Натисніть Control + Aщоб вибрати весь текст сторінки

5. Натисніть Control + Cщоб скопіювати вибраний текст у буфер обміну

6. Перейдіть до Compare Suite Light, клацніть порожнє місце на лівій панелі і натисніть Control + Vщоб вставити текст

7.Повторітькроки 4-6 з іншим листом excel, який вам потрібно порівняти, але вставте дані в праву панельу Compare Suite Light:

8. Натисніть " Порівняти": Програма почне порівняння і за кілька секунд підсвітить знайденівідмінності.

Два порівняних листа ексельвиглядають як:

Обмеження методу

• Можливі рішення:використовувати PRO версію Compare Suite.

Вигоди ПРО версії

• Не потрібно буде копіювати-вставлять текст. Compare Suite PRO допоможе відкрити файли для порівняння.
• З PRO версієюви зможете вибрати які саме сторінки порівнюватиа також які колонки включати для порівняння:

• Результати порівняння будуть показані таким чином:

• PRO версія покаже деталі знайдених відмінностей, такі як відсоток змінидля числових значень, та різницю в дняхдля дат.