Comment personnaliser un rapport de lecture dans Outlook. Nous configurons la lecture des messages et des notifications dans Microsoft Outlook. Demander des accusés de lecture et de livraison pour tous les messages envoyés

DSN confirme la livraison du message E-mail dans la boîte aux lettres du destinataire, mais ne garantit pas qu'il a été consulté ou lu. Un accusé de lecture confirme l'ouverture d'un message envoyé.

Dans Outlook, le destinataire du message peut refuser d'envoyer des confirmations de lecture. Il existe d'autres scénarios dans lesquels les confirmations de lecture ne sont pas envoyées, par exemple, si le programme de messagerie du destinataire ne prend pas en charge les confirmations de lecture. Il n'y a aucun moyen de forcer le destinataire à envoyer une confirmation de lecture.

Demander des accusés de lecture et de livraison pour tous les messages envoyés

Suivre un message

Suivre les réponses aux accusés de réception

Ouvrez le message d'origine envoyé avec une demande de livraison ou un accusé de réception. Ce message se trouve généralement dans le " Envoyé ".

Dans l'onglet un message dans un groupe Spectacle appuie sur le bouton Suivi.

Noter: Suivi n'est pas affiché tant qu'au moins un reçu n'a pas été reçu. Après avoir reçu le premier enregistrement boites aux lettres cela peut prendre quelques minutes avant que le bouton Piste sera disponible.

Dans cet article, je souhaite aborder à nouveau le sujet des programmes de messagerie. De nombreuses personnes préfèrent utiliser un client de messagerie au lieu d'utiliser l'interface de messagerie Web. Et il y a des raisons évidentes à cela.

L'établissement d'une connexion entre le programme et le serveur de messagerie est assez simple. Plus tôt dans mes articles de blog, j'ai mentionné la configuration d'un client de messagerie Outlook Express gratuit pour se connecter à la messagerie Yandex, ainsi que la connexion d'Outlook 2010 à Yandex. Ces notes détaillent également les avantages de l'utilisation de clients de messagerie.

Les programmes de messagerie ont une fonctionnalité intéressante dont je veux parler maintenant. Cette fonctionnalité est très utile si vous voulez être sûr que votre message électronique a été remis au destinataire et que le destinataire l'a lu.

Les informations de livraison et de lecture peuvent être personnalisées de deux manières différentes.

Configuration des notifications pour chaque lettre séparément

Pour configurer une notification pour une lettre spécifique, vous devez :
1.créer un message dans Outlook 2010
2. Allez dans le menu Options
3. Dans le groupe de commandes Suivi, cochez la case de l'option requise.
3a. Notifier la livraison si vous voulez savoir qu'un message a été livré avec succès au serveur de messagerie du destinataire
3b. Lire la notification si vous voulez savoir que votre message a été lu

Configuration des notifications pour tous les messages

Si vous souhaitez activer la livraison et lire les accusés de réception pour tous vos messages, procédez comme suit :
1. Allez dans le menu Fichier et sélectionnez Options. La fenêtre des options Outlook s'ouvrira
2. Sélectionnez Courrier
3. Faites défiler jusqu'aux options de suivi
3a. Cochez la case DSN pour recevoir une confirmation de livraison e-mail au serveur du destinataire.
3b. Cochez la case Accusé de lecture si vous souhaitez recevoir des accusés de lecture pour vos messages.

Une mouche dans la soupe

Je tiens à vous avertir à l'avance que tous les serveurs de messagerie ne prennent pas en charge les notifications de remise. Cela dépend des paramètres d'un serveur particulier. La plupart des systèmes de messagerie prennent cependant en charge cette option utile.

J'ai enregistré une vidéo spéciale montrant comment activer la livraison et lire les reçus dans Outlook 2010. Regardez cette vidéo pour en savoir plus sur la façon dont les notifications sont activées et comment elles fonctionnent.

Je vous souhaite un agréable visionnage !

Outlook 2010 est un programme très puissant pour gérer de gros volumes de courrier. Il intègre des mécanismes de distribution de courrier basés sur des règles. Confortable interface graphique vous permet de marquer des lettres de différentes couleurs, créant ainsi des catégories. Également dans Outlook 2010, il est très pratique de créer et de stocker vos contacts.

Ceci n'est qu'une petite liste des fonctionnalités d'Outlook 2010. Dans les prochaines notes, je vous en dirai plus sur ce programme. Gardez pour les mises à jour.

Je vous souhaite de réussir et à bientôt !

P.S. As-tu tout compris ? Et qu'est-ce qui n'est pas clair ou que voulez-vous savoir d'autre ?
Écrivez vos questions dans les commentaires.

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Les administrateurs de messagerie qui travaillent directement avec les utilisateurs savent très bien comment ils s'occupent de la livraison de leurs messages et, surtout, lisent les accusés de réception. Il est courant d'envoyer tous les messages DS/READ sortants et de créer une règle Outlook pour copier les notifications dans un dossier spécial. Si le destinataire ne répond pas pendant une longue période, alors un accusé de lecture est envoyé en avant et la question : « Eh bien, quand allez-vous répondre ? »

Avec de tels utilisateurs attentionnés, les problèmes ne se posent généralement pas, car ils sont habitués à tout contrôler eux-mêmes et avec un système de messagerie fonctionnant correctement, ils ne posent pas de questions inutiles.

Des problèmes surviennent avec les utilisateurs qui ont rarement besoin de connaître l'état de la lettre. C'est de leur part qu'il y a des demandes fréquentes que la lettre n'ait pas été remise au destinataire. Dans 99% des cas, il a été livré, le destinataire ne répond tout simplement pas.

Afin de réduire le nombre de demandes similaires d'utilisateurs dans Microsoft Exchange 2010, l'utilisateur peut contrôler lui-même l'état des messages.

Par exemple, dans OWA, vous pouvez sélectionner un message envoyé, cliquer avec le bouton droit et afficher le rapport de remise.

Le rapport ressemble à ceci.

Cela signifie que le message est toujours dans la file d'attente.

Cela signifie que le message a été remis avec succès au serveur externe du destinataire et, dans la plupart des cas, a atteint le destinataire.

Il y aura une fonctionnalité similaire dans Outlook 2010, mais je ne l'ai pas encore testée.

Et l'utilisateur peut également vérifier l'état des messages envoyés via ECP.

Je pense qu'il faudra beaucoup de temps pour convaincre les utilisateurs qu'ils pourront voir l'état des messages eux-mêmes, mais tôt ou tard, ils cesseront de déranger les administrateurs pour de simples problèmes de livraison.

Dans Microsoft Outlook, vous avez la possibilité de suivre la progression de la livraison des messages que vous envoyez et leur lecture par les destinataires, en recevant une notification sur la livraison ou la lecture de chaque message. Ensuite, le contenu de la notification est automatiquement écrit dans l'onglet Suivi du message d'origine dans le dossier Éléments envoyés. Peut être configuré pour supprimer automatiquement les notifications de Liste des messages... La liste des messages est le côté droit de la fenêtre principale de Microsoft Outlook, qui affiche le contenu du dossier sélectionné.

Modifier les règles de marquage des messages comme lus

1. au menu Déposer choisis une équipe Options puis un onglet en outre;

Zones de lectureà côté de la liste des messages.

Masquer l'en-tête du message

1. au menu Vueélément en surbrillance Trier par puis sélectionnez la commande Personnalisable.
2. Masquer les en-têtes et les pieds de page.

Masquer les en-têtes et les pieds de page.

Vue commander Espace de lecture, puis cliquez sur l'option à droite ou en bas.

Espace de lecture au menu Vue et cliquez Éteindre.

Zones de lecture

Changer l'apparence et la fonctionnalité de la zone de lecture

Pour modifier les règles de marquage des messages comme lus :

1. au menu Déposer choisis une équipe Options puis un onglet en outre.
2. Cliquez sur le bouton Volet de lecture.
3. Sélectionnez les options que vous souhaitez.

Pour appeler rapidement menu contextuel pour le volet de lecture, cliquez sur clic-droit souris sur la frontière Zones de lectureà côté de la liste des messages.

Pour masquer l'en-tête du message :

1. au menu Vueélément en surbrillance Trier par puis sélectionnez la commande Personnalisable.
2. Cliquez sur le bouton Plus de paramètres.
3. Dans la zone Volet de lecture, cochez la case Masquer les en-têtes et les pieds de page.

Pour afficher les en-têtes de message, décochez Masquer les en-têtes et les pieds de page.

Pour modifier la position de la zone de lecture, choisissez dans le menu Vue commander Espace de lecture puis cliquez sur l'option Sur la droite ou Par le bas.

Pour désactiver le volet de lecture et voir la majeure partie de la liste des messages, sélectionnez la commande Espace de lecture au menu Vue et cliquez Éteindre.

Pour redimensionner la zone de lecture, placez le pointeur sur le bord gauche Zones de lecture, puis lorsque le curseur se transforme en flèche à deux pointes, faites glisser la bordure vers la droite ou la gauche.

Par défaut, Outlook bloque le contenu externe tel que les liens vers des images ou des sons dans les messages HTML entrants. Ces liens dans le code HTML d'origine sont associés à une adresse Internet externe. Lorsque vous ouvrez ou affichez un message, l'ordinateur charge du contenu externe afin que vous puissiez afficher une image ou lire un son. Parfois, les expéditeurs de spam utilisent des téléchargements de contenu externe pour vérifier si une adresse e-mail est active et ajouter cette adresse à une liste de diffusion. À l'exception des options définies dans la boîte de dialogue Espace de lecture(au menu Déposer choisis une équipe Options, allez dans l'onglet en outre et cliquez sur le bouton Volet de lecture), les modifications dans le volet de lecture ne peuvent pas être effectuées pour tous les dossiers en même temps, mais doivent être effectuées pour chaque dossier séparément.

Affichage des messages

Comme on dit, eh bien, où pouvons-nous aller sans elle. En fait, pour afficher les trois premières lignes de messages dans la fenêtre principale de Microsoft Outlook, sélectionnez simplement dans le menu Vue commander Affichage automatique... Pour n'afficher que les trois premières lignes des messages non lus, dans le menu Vue mettre des éléments en surbrillance Trier par et Vue actuelle puis sélectionnez la commande Changer la vue actuelle... Cliquez sur le bouton Plus de paramètres et cliquez sur le bouton radio Non luéléments.

Également dans Outlook, vous pouvez afficher le contenu de n'importe quel élément dans le volet de lecture. En particulier, il est possible de lire le contenu des éléments, d'ouvrir des pièces jointes, de suivre des hyperliens, d'utiliser des boutons de vote, d'afficher des informations de suivi dans le panneau d'information Panneau de détails... Le volet de détails est une zone située en haut d'une fenêtre de message, de rendez-vous, de contact ou de tâche. Il contient des informations indiquant si un message a reçu une réponse, si un message a été envoyé, l'état de connexion d'un contact à l'aide de messages instantanés, etc.) Et comment répondre aux invitations à des réunions.

au menu Vue choisis une équipe Espace de lecture puis l'option Droite ou Bas. Pour masquer le volet de lecture dans le menu Vue choisis une équipe Espace de lecture, puis cliquez sur le bouton Désactivé. Lors de la lecture d'un message dans le volet de lecture, double-cliquez sur le nom dans le champ De, À ou Cc pour obtenir les informations de courrier électronique pour un nom.

Lire des SMS réguliers

S'il y a un soupçon que les messages Format HTML peut contenir des virus, Microsoft Outlook peut être configuré pour afficher automatiquement les messages ouverts au format texte brut. Cependant, cela ne garantit pas une protection complète contre les virus ou les scripts. Les scripts sont exécutés sans pré-compilation dans les messages électroniques.

1. au menu Déposer choisis une équipe Options puis un onglet Paramètres.
2. Cliquez sur le bouton Options de messagerie et cochez la case à côté de Lire les lettres ordinaires en texte brut... Pour inclure des messages signés numériquement, cochez la case à côté de Lire les e-mails signés numériquement en texte brut.

Lors de la lecture de messages signés numériquement au format normal signature numérique ne fonctionnera pas. Le message peut être lu, mais la vérification de la signature pour déterminer l'expéditeur et l'authenticité du message ne sera pas possible. Si vous souhaitez afficher le message texte dans son format d'origine, accédez au tableau de bord et sélectionnez Afficher en HTML ou Afficher en texte enrichi (RTF).

Marquer les messages comme lus ou non lus

Les en-têtes des messages non lus apparaissent en gras dans votre boîte de réception. Le nombre de messages non lus s'affiche à côté du nom du dossier dans le volet de navigation.

Pour marquer manuellement des messages :

1. Sélectionnez les messages que vous souhaitez modifier :
   • pour sélectionner les éléments adjacents, cliquez sur le premier élément, maintenez la touche "Shift" enfoncée, cliquez sur le dernier élément ;
   • pour sélectionner des éléments dispersés, appuyez sur la touche "Ctrl" et, tout en la maintenant, cliquez sur les éléments souhaités ;
   • pour sélectionner tous les éléments, dans le menu Edition, choisissez Tout sélectionner.

La sélection d'éléments spécifiques peut être facilitée en modifiant la vue actuelle (les vues sont utilisées pour afficher les mêmes données dans un dossier dans un ordre différent et différents formats... Il existe des vues standard pour chaque dossier. Vous pouvez également créer vos propres vues.) Par exemple, si vous souhaitez rechercher tous les messages ayant le même sujet, ouvrez le dossier contenant ces messages, sélectionnez Vue commander Trier par puis la commande Article... Sélectionnez les messages souhaités dans la vue.

2. Dans le menu Edition, effectuez l'une des opérations suivantes :
   • pour marquer le message comme lu, sélectionnez la commande Marquer comme lu;
   • pour marquer le message comme non lu, sélectionnez la commande marquer comme non lu;
   • pour marquer tous les messages d'un dossier, sélectionnez Marquer tout comme lu.

Si un message auquel on a répondu ou transféré est marqué comme non lu, son symbole s'affiche toujours sous la forme d'une enveloppe ouverte. Cependant, lors du tri, du regroupement et du filtrage, il est traité comme non lu.

Pour marquer automatiquement les messages dans le volet de lecture :

1. au menu Déposer choisis une équipe Options puis un onglet en outre.
2. Cliquez sur le bouton Volet de lecture.
3. Cochez la case à côté de Marquer comme lu lors de l'affichage dans le volet de lecture, puis entrez un nombre dans la zone Marquer comme lu dans n secondes.

Modifier la façon dont les confirmations de lecture sont traitées

1. au menu Déposer choisis une équipe Options.
2. Cliquez sur le bouton Options de suivi.
3. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • envoyer des accusés de lecture sur demande - cochez le bouton radio Envoyez toujours une réponse;
   • refus d'envoyer des notifications lorsqu'elles sont demandées - définissez le bouton radio Ne jamais envoyer de réponse;
   • activer la notification d'une demande de confirmation de lecture - cochez le bouton radio Demander avant d'envoyer une réponse.

Choisir quoi faire après avoir déplacé ou supprimé un message

1. au menu Déposer choisis une équipe Options.
2. Cliquez sur le bouton Options de messagerie.
3. Dans la liste Après déplacement ou suppression d'un élément ouvert, sélectionnez l'action souhaitée.
4. Cochez ou décochez la case à côté de Fermer le message d'origine lors de la réponse ou du transfert.

Recevez des notifications lorsque des messages ont été livrés ou lus

Pour configurer la réception de notifications pour tous les messages :

1. au menu Déposer choisis une équipe Options.
2. Cliquez sur le bouton Options de messagerie.
3. Cliquez sur le bouton Options de suivi.
4. Cochez la case à côté de Reçu de lecture ou accusé de réception.

Pour configurer la réception de notifications pour un message :

1. Dans la boîte de message, cliquez sur le bouton Options.
2. Dans le groupe Options de vote et de suivi, cochez la case en regard de Me prévenir de la livraison de ce message ou Me prévenir que ce message a été lu.