Як налаштувати звіт про прочитання в outlook. Налаштовуємо в Microsoft Outlook читання повідомлень і повідомлення. Запит повідомлень про прочитання і доставці всіх відправлених повідомлень

Повідомлення про доставку підтверджує доставку повідомлення електронної поштив поштову скриньку одержувача, але не гарантує, що воно було переглянуто або прочитано. Повідомлення про прочитання підтверджує відкриття відправленого повідомлення.

В Outlook одержувач повідомлення може заборонити надсилання повідомлень про прочитання. Існують і інші сценарії, в яких повідомлення про прочитання не потрапляють, наприклад якщо поштова програма одержувача не підтримує сповіщення про прочитання. Неможливо змусити одержувача відправити повідомлення про прочитання.

Запит повідомлень про прочитання і доставці всіх відправлених повідомлень

Відстеження одного повідомлення

Відстеження відповідей на квитанцію про приймання

Відкрийте вихідне повідомлення, відправлене з запитом про доставку або повідомленні про прочитанні. Це повідомлення зазвичай знаходиться в папці " Відправлені ".

на вкладці повідомленняу групі Показатинатисніть кнопку відстеження.

Примітка: відстеженняне відображається, поки не буде отримано хоча б одне надходження. Після отримання першого чека в поштовій скриньціможе пройти кілька хвилин, перш ніж кнопка відслідковуватибуде доступна.

У цій замітці я хочу знову торкнутися теми програм для роботи з електронною поштою. Багато людей вважають за краще використовувати поштовий клієнт, замість того, щоб користуватися веб інтерфейсом пошти. І цьому є явні причини.

Налаштувати підключення програми до сервера електронної пошти досить просто. Раніше в нотатках блогу я згадував про настройку безкоштовного поштового клієнта outlook express для підключення до яндекс пошті, а так само підключення outlook 2010 року до Яндексу. У цих нотатках досить докладно розказано також про переваги використання поштових клієнтів.

У поштових програм є одна чудова функція, про яку я хочу розповісти зараз. Ця функція дуже корисна, якщо ви хочете бути точно впевнені, що ваше повідомлення електронної пошти було доставлено одержувачу і одержувач його прочитав.

В про доставку і про прочитанні можна налаштувати двома різними способами.

Налаштування повідомлень для кожного листа окремо

Щоб налаштувати повідомлення для якогось конкретного листа, потрібно:
1. створити повідомлення в outlook 2010
2. Перейти в меню Параметри
3. У групі команд Відстеження відзначте прапорцем потрібну опцію
3а. Повідомити про доставку, якщо ви хочете дізнатися, що повідомлення успішно доставлено на поштовий сервер одержувача
3б. Повідомити про прочитання, якщо ви хочете дізнатися про прочитання вашого повідомлення

Налаштування повідомлень для всіх повідомлень

Якщо ви хочете включити повідомлення про доставку і про прочитання для всіх своїх повідомлень, то виконайте наступні дії:
1. Перейдіть в меню Файл і виберіть Параметри. Відкриється вікно параметрів outlook
2. Виберіть Пошта
3. промотали повзунок вниз до параметрів відстеження
3а. Встановіть прапорець на Повідомлення про доставку, щоб отримувати підтвердження про доставку електронного повідомленняна сервер одержувача.
3б. Встановіть прапорець на Повідомлення про прочитання, якщо ви хочете отримувати підтвердження про прочитання ваших повідомлень.

Ложка дьогтю в бочку меду

Хочу заздалегідь попередити, що не всі поштові сервери підтримують повідомлення про доставку. Це залежить від налаштувань конкретного сервера. Хоча більшість поштових систем підтримують цю корисну опцію.

Я записав спеціальне відео, де показую, як включити в outlook 2010 повідомлення про доставку і про прочитання. Подивіться це відео, щоб дізнатися детально, як включаються і як працюють повідомлення.

Бажаю приємного перегляду!

Програма outlook 2010 року дуже потужна програма для роботи з великими обсягами пошти. У неї вбудовані механізми розподілу пошти на основі правил. зручний графічний інтерфейсдозволяє позначати листи різними кольорами, тим самим створюючи категорії. Так само в outlook 2010 року дуже зручно створювати і зберігати свої контакти.

Це лише невеликий список можливостей outlook 2010. У майбутній нотатках я розповім вам про цю програму докладніше. Слідкуйте за оновленнями.

Бажаю успіхів і до зв'язку!

P.S. Чи всі вам було зрозуміло? А що не зрозуміло чи що хочете дізнатися ще?
Пишіть свої питання в коментарях.

Щоб отримувати нові замітки, як тільки вони з'являються на блозі, підписуйтесь на розсилку сайту і стрічку twitter в панелі підписки справа.

Адміністратори систем електронної пошти, що працюють безпосередньо з користувачами, добре знають про те, як вони дбають про доставку своїх повідомлень і найголовніше - сповіщення про прочитання. Звичайною справою є відправка Ваших повідомлень з повідомленнями про доставку та прочитання, а також створення правила Outlook для копіювання повідомлень в спеціальну папочку. У разі якщо одержувач довго не відповідає, то робиться форвард сповіщення про прочитання і питанням: "Ну коли вже відповісте?"

З такими дбайливими користувачам проблем зазвичай не виникає, тому що вони звикли все самі контролювати і при справно функціонуючої поштовій системі зайвих питань не задають.

Проблеми ж виникають з користувачами, яким дізнатися стан листи потрібно рідко. Саме від них йдуть часті запити про те, що лист не був доставлений одержувачу. У 99% випадків воно було доставлено, просто одержувач не відповідає.

Для того, щоб скоротити число подібних запитів від користувачів в Microsoft Exchange 2010 інформаційне може сам контролювати стан повідомлень.

Наприклад, можна в OWA вибрати відправлене повідомлення, натиснути праву кнопку миші і переглянути звіт про доставку.

Звіт виглядає так.

Це означає, що повідомлення ще знаходиться в черзі.

А це означає, що повідомлення було успішно доставлено на зовнішній сервер одержувача і в більшості випадків дійшло до одержувача.

Подібний функціонал буде і в Outlook 2010, але я поки не перевіряв.

А також користувач може перевірити статус відправлених повідомлень через ECP.

Я думаю, що досить довго доведеться переконувати користувачів, що статус повідомлень вони зможуть дивитися самі, але рано чи пізно вони перестануть турбувати адмінів за простими проблем доставки.

У Microsoft Outlook є можливість стежити за ходом доставки відправлених вами повідомлень і їх прочитання адресатами, отримуючи повідомлення про доставку або прочитання кожного повідомлення. Потім вміст повідомлення автоматично записується на вкладку Відстеження вихідного повідомленняв папці «Надіслані». Може бути задано автоматичне видалення повідомлень з списку повідомлень. Список повідомлень - це права сторона головного вікна Microsoft Outlook, в якому відображається вміст вибраної папки.

Зміна правил позначки повідомлень як прочитаних

1. У меню файлвиберіть команду параметри, А потім - вкладку додатково;

області читанняпоруч зі списком повідомлень.

Приховування заголовка повідомлення

1. У меню видвиділіть пункт Впорядкувати за, А потім виберіть команду Що настроюється.
2. приховати колонтитули.

приховати колонтитули.

видкоманду область читання, А потім клацніть варіант праворуч або знизу.

область читанняу меню виді клацніть Виключено.

області читання

Зміна вигляду і функціональності області читання

Для зміни правил позначки повідомлень як прочитаних:

1. У меню файлвиберіть команду параметри, А потім - вкладку додатково.
2. Натисніть кнопку «Область читання».
3. Виберіть необхідні параметри.

Щоб швидко викликати контекстне менюдля панелі читання, клацніть правою кнопкоюмиші на кордон області читанняпоруч зі списком повідомлень.

Щоб приховати заголовка повідомлення:

1. У меню видвиділіть пункт Впорядкувати за, А потім виберіть команду Що настроюється.
2. Натисніть кнопку «Інші настройки».
3. В поле «Область читання» встановіть прапорець приховати колонтитули.

Щоб відображати заголовки повідомлень, зніміть прапорець приховати колонтитули.

Для зміни положення області читання, виберіть у меню видкоманду область читання, А потім клацніть варіант справаабо знизу.

Щоб вимкнути область читання і бачити більшу частину списку повідомлень виберіть команду область читанняу меню виді клацніть Виключено.

Для зміни розміру області читання, помістіть покажчик на ліву межу області читання, А потім, коли курсор набуде вигляду двобічної стрілки, перетягніть межу вправо або вліво.

За замовчуванням у вхідних HTML-повідомленнях Outlook блокує зовнішнє вміст, таке як посилання на картинки або звуки. Ці посилання в початковому HTML-коді пов'язані з зовнішнім адресою в Інтернеті. При відкритті або перегляді повідомлення комп'ютер завантажує зовнішнє вміст таким чином, щоб можна було відобразити картинку або відтворити звук. Іноді відправники небажаної пошти використовують завантаження зовнішнього вмісту для перевірки активності адреси електронної пошти і додавання цієї адреси в лист розсилки. За винятком параметрів, встановлених в діалоговому вікні область читання(у меню файлвиберіть команду параметри, Перейдіть на вкладку додатковоі натисніть кнопку «Область читання»), зміни в області читання можна зробити для всіх папок одночасно, а необхідно виконувати для кожної папки окремо.

Перегляд повідомлень

Як то кажуть, ну куди ж без цього. Власне для перегляду трьох перших рядків повідомлень в головному вікні Microsoft Outlook досить вибрати в меню видкоманду автоперегляд. Щоб переглядати перші три рядки тільки непрочитаних повідомлень, в меню видвиділіть пункти Впорядкувати заі Поточна вистава, А потім виберіть команду Змінити поточне подання. Натисніть кнопку «Інші настройки» і виберіть варіант непрочитанихелементів.

Так само в Outlook ви можете здійснювати перегляд вмісту будь-якого елементу в області читання. Зокрема, є можливість читати вміст елементів, відкривати вкладення, переходити за гіперпосиланнями, використовувати кнопки голосування, переглядати відомості до виконання на інформаційній панелі панель відомостей. Панель відомостей - це область у верхній частині вікна повідомлення, зустрічі, контакту або завдання. У ній містяться відомості про те, чи був відправлений відповідь на повідомлення, чи було воно відправлено, відомості про стан підключення контакту, який використовує миттєві повідомлення, і так далі.) І відповідати на них, на зібрання.

У меню видвиберіть команду область читання, А потім - параметр «Справа або знизу». Щоб приховати область читання в меню видвиберіть команду область читання, А потім натисніть кнопку «Відключений». При читанні повідомлення в області читання для отримання відомостей про електронну пошту для імені двічі клацніть це ім'я в поле «Від», «Кому» або «Копія».

Читання звичайних текстових повідомлень

Якщо є підозра, що в повідомленнях формату HTMLможуть міститися віруси, в Microsoft Outlook можна задати автоматичне відображення відкриваються повідомлень в форматі звичайного тексту. Однак це не гарантує повний захист від вірусів або сценаріїв. Сценарії виконуються без попередньої компіляції в повідомленнях електронної пошти.

1. У меню файлвиберіть команду параметри, А потім - вкладку налаштування.
2. Натисніть кнопку «Параметри електронної пошти» та встановіть прапорець навпроти Читати звичайні листи як звичайний текст. Щоб врахувати повідомлення з цифровим підписом, встановіть прапорець навпроти Читати листи з цифровим підписом як звичайний текст.

При читанні повідомлень з цифровим підписом в звичайному форматі цифровий підписне буде працювати. Повідомлення можна прочитати, однак перевірка підпису для з'ясування відправника і справжності повідомлення буде неможлива. Якщо необхідно переглянути текстове повідомлення в початковому форматі, перейдіть на інформаційну панель і виберіть або «Показати у вигляді HTML», або «Показати у вигляді тексту фіксованої (RTF)».

Позначення повідомлень як прочитаних або непрочитаних

Заголовки непрочитаних повідомлень виділяються в папці «Вхідні» напівжирним шрифтом. Кількість непрочитаних повідомлень відображається поруч з ім'ям папки в області переходів.

Щоб виконати позначку повідомлень вручну:

1. Виберіть повідомлення, які потрібно змінити:
   • щоб виділити сусідні елементи, клацніть на першому елементі, натисніть клавішу «Shift» і, утримуючи її, клацніть по останньому елементу;
   • щоб виділити елементи, розташовані врозкид, натисніть клавішу «Ctrl» і, утримуючи її, клацніть по потрібних елементів;
   • щоб виділити всі елементи, в меню Правка виберіть команду Виділити все.

Вибір певних елементів можна спростити, змінивши поточне подання (Уявлення служать для перегляду одних і тих же даних в папці в різному порядку і в різних форматах. Для кожної папки є стандартні уявлення. Є також можливість створювати власні уявлення.) Наприклад, якщо потрібно знайти всі повідомлення з однією темою, відкрийте папку, яка містить ці повідомлення, виберіть в меню видкоманду Впорядкувати за, А потім - команду предмет. Виберіть в поданні необхідні повідомлення.

2. У меню Правка виконайте одну з таких дій:
   • щоб позначити повідомлення як прочитане, виберіть команду Помітити як прочитані;
   • щоб позначити повідомлення як непрочитані, виберіть команду Помітити як непрочитані;
   • щоб позначити всі повідомлення в папці, виберіть команду Помітити всі як прочитані.

Якщо повідомлення, на яке був відправлений відповідь або яке було перенаправлено, позначається як непрочитані, як його символу як і раніше відображається відкритий конверт. Однак при сортуванні, угрупованню і фільтрації воно розглядається як непрочитані.

Щоб виконати автоматичну позначку повідомлень в області читання:

1. У меню файлвиберіть команду параметри, А потім - вкладку додатково.
2. Натисніть кнопку «Область читання».
3. Встановіть прапорець навпроти Відзначати як прочитане при перегляді в області читання, А потім введіть число в поле «Відзначити як прочитане через n секунд».

Зміна способу обробки запитів на сповіщення про прочитання

1. У меню файлвиберіть команду параметри.
2. Натисніть кнопку «Параметри» відстежування ».
3. Виконайте одну з таких дій:
   • відправка повідомлень про прочитання при їх запиті - встановіть перемикач Завжди відправляти відповідь;
   • відмова від відправки повідомлень при їх запиті - встановіть перемикач Ніколи не відправляти відповідь;
   • включення повідомлення про запит сповіщення про прочитання - встановіть перемикач Запитувати, перед тим як відправити відповідь.

Вибір дії, виконуваного після переміщення або видалення повідомлення

1. У меню файлвиберіть команду параметри.
2. Натисніть кнопку «Параметри пошти».
3. У списку Після переміщення або видалення відкритого елемента виберіть потрібну дію.
4. Установіть прапорець навпроти Закривати вихідне повідомлення при відповіді або пересиланні.

Отримання повідомлень про доставку або прочитання повідомлень

Щоб налаштувати отримання повідомлень для всіх повідомлень:

1. У меню файлвиберіть команду параметри.
2. Натисніть кнопку «Параметри пошти».
3. Натисніть кнопку «Параметри відстеження».
4. Встановіть прапорець навпроти Повідомлення про прочитання або повідомлення про доставку.

Щоб налаштувати отримання повідомлень для одного повідомлення:

1. У вікні повідомлення натисніть кнопку «Параметри».
2. У групі «Параметри» голосування і відстеження встановіть прапорець навпроти Повідомити про доставку цього повідомлення або повідомити про прочитання цього повідомлення.